Srf Auktoriserade Redovisningskonsulter och lönekonsulter genomgår en kvalitetsuppföljning minst vart sjätte år. Syftet är att säkerställa att arbetet bedrivs enligt gällande kvalitetskrav och att identifiera områden där arbetssätten kan utvecklas.

Enligt Helena Bäckström, ordförande i Srf konsulternas kvalitetsnämnd, handlar kvalitet inte bara om att redovisningen blir rätt och att rapporteringen sker i tid.

– Kvalitet handlar om hela processen runt uppdraget. Det ska vara tydligt vad konsulten har åtagit sig, vilka bedömningar som har gjorts och vem som ansvarar för vad. Det skapar trygghet för både konsulten och kunden, säger Helena Bäckström.

Se till att avtalet följer uppdraget

Ett område som återkommer i kvalitetsuppföljningarna är uppdragsavtal som inte fullt ut speglar de tjänster som faktiskt utförs. Kundernas behov förändras över tid och därför behöver avtalen ses över regelbundet och uppdateras när uppdragets omfattning eller innehåll förändras.

Det blir särskilt viktigt vid betalningsuppdrag där konsulten har ett långtgående mandat att hantera eller godkänna betalningar för kundens räkning. Då behöver ansvar, attestordningar och eventuella beloppsgränser vara tydligt reglerade.

– Ju större befogenhet konsulten har, desto viktigare är det att mandatet är tydligt. Tydliga överenskommelser minskar risken för missförstånd och skyddar båda parter, säger Helena Bäckström.

Vem ansvarar för räkenskapsinformationen?

Digitaliseringen har gjort det enklare att lagra och dela information, men kan också göra ansvarsfördelningen mindre tydlig. Kvalitetsuppföljningarna visar att det inte alltid är tillräckligt reglerat var kundens räkenskapsinformation finns, vem som förvarar den och hur kunden får tillgång till den.

Kunden ansvarar ytterst för sin räkenskapsinformation. Om redovisningsbyrån förvarar information för kundens räkning behöver det därför finnas tydliga överenskommelser, exempelvis genom ett arkiveringsavtal.

– Vi fokuserar ofta på att bokföring, bokslut och rapportering ska bli rätt. Men kvalitet handlar också om vad som händer med informationen. Det måste vara tydligt vem som förvarar vad och kunden behöver känna till sitt ansvar, säger Helena Bäckström.

Riskbedömningen måste hänga ihop

Arbetet mot penningtvätt fortsätter att vara ett viktigt område. Här visar kvalitetsuppföljningarna bland annat behov av tydligare dokumentation och ett mer systematiskt samband mellan byråns allmänna riskbedömning, kundkännedomen och kundens riskprofil.

Den allmänna riskbedömningen behöver vara anpassad till den egna verksamheten och ligga till grund för det fortsatta arbetet. Kundkännedomen behöver i sin tur dokumenteras, hållas aktuell och ligga till grund för kundens riskprofil.

– Den allmänna riskbedömningen, kundkännedomen och kundens riskprofil behöver hänga samman. Det ska gå att förstå vad bedömningen bygger på och hur det följs upp i fortsatta arbete, säger Helena Bäckström.

Det ska gå att följa arbetet i efterhand

Dokumentationen är ytterligare ett område där arbetssätten kan stärkas. Även när konsulten arbetar direkt i kundens system behöver byrån säkerställa att den dokumentation som krävs för det egna uppdraget finns tillgänglig. Det kan exempelvis handla om uppdragsplanering, rimlighetsbedömningar, rådgivning, tjänsteanteckningar och dokumentation av viktiga överväganden.

Använd resultaten i verksamheten

Resultaten från kvalitetsuppföljningarna kan därför också användas för att se över den egna verksamheten. Resultaten från kvalitetsuppföljningarna kan därför också användas för att se över den egna verksamheten och förbättra det egna löpande kvalitetsarbetet.

Finns aktuella avtal för samtliga uppdrag? Vet kunden var räkenskapsinformationen finns? Är dokumentationen kring penningtvätt uppdaterad? Och går viktiga bedömningar att följa i efterhand?

– Ställ frågorna löpande. Då blir kvalitet en naturlig del av arbetet i stället för något man kontrollerar i efterhand, säger Helena Bäckström.