Arbetsmiljö: 6-timmars arbetsdag – hur funkar det i praktiken?

Några som faktiskt vet är Gabriel Alenius och Jimmy Nilsson som äger presentationsbyrån Background i Falun. De har nämligen, under ett års tid, testat 6-timmars arbetsdag. Det unika i sammanhanget är att de verkar i en konsultbransch där man faktiskt säljer timmar – och plötsligt har man betydligt färre timmar att sälja.

– Det hela grundar sig i ett arbete vi gjorde med Almi, berättar Gabriel. Vi ville dubbla vår omsättning under en treårs period och för att klara det behövde vi jobba smartare och hitta vass kompetens. Vi tänkte att om vi kunde skapa den bästa arbetsplatsen skulle vi också lättare attrahera de bästa att söka sig till oss.

Gabriel och Jimmy ville hitta smartare och mer effektiva sätt att jobba, och även hitta en balans mellan arbete och fritid. Att gå ner till 6-timmars arbetsdag började plötsligt bli en idé värd att prova.

– Vi började med att söka information och märkte att det fanns många åsikter men ingen som riktigt visste, berättar Jimmy. De som provat har ofta varit offentliga arbetsplatser, få egna privata företag och definitivt ingen i konsultbranschen.

Gabriel Alenius

– Vi började med att göra en kalkyl, fortsätter Gabriel. Med 40 timmar förlorad arbetstid per anställd och månad behövde vi identifiera var vi skulle hitta de saknade timmarna. Vi behöll en timmes lunch men reducerade fikarasterna på för- och eftermiddagarna. Vi tog också bort den extra semesterveckan. Sen ställde vi krav på personalen, de skulle vara fokuserade på jobb och lämna social medier och privata ärenden under arbetstid, något det fanns gott om tid till under den generösa fritiden. Efter de här åtgärderna gick kalkylen nästan ihop. Övrig tid hoppades vi kunna ta igen på effektivare möten, smartare arbetssätt, mindre sjukfrånvaro och nya förbättrade rutiner. Vi hade ingen aning om det skulle fungera i praktiken. Låt oss prova, tänkte vi.

Efter semestern 2015 var det dags. Personalen samlades för information och alla var generellt mycket positiva.

– Vi bestämde från början att vi skulle köra i nio månader, berättar Gabriel. Om vi skulle göra testet för kort så skulle det inte hinna bli vardag. Vi la in avstämningsmöten efter varje tremånaders period för att kunna fånga upp detaljer som behövde förändras. Främst var det tre parametrar som vi ville mäta; hur vi skulle påverkas internt, hur kunderna upplever kvalitet och tillgänglighet och inte minst hur det funkar ekonomiskt.

– Inledningsvis funkade 6-timmarsdagarna fantastiskt bra, säger Jimmy. Fokus under arbetstid ökade, det blev en bättre arbetsro nästan direkt. Vi hade ju fortfarande en timmes lunch och automatiskt började de anställda prata mer med varandra under den tiden. Tidigare hade alltid TVn stått på under luncherna, det gjorde den inte längre. En positiv effekt vi inte räknat med.

Något som Gabriel och Jimmy tror var en bidragande orsak till att det funkade så bra de första månaderna var att de under hösten det året hade ovanligt låg beläggning. Ingen hann känna någon stress och den första utvärderingen gav inte så mycket.

– Sen kom våren, normalt en hektisk tid för oss, och den här gången skulle vi möta en hög arbetsbelastning med kortare arbetsdagar, berättar Gabriel. Nu började det också komma frågor från personalen hur vi skulle hantera övertid. När vi tidigare jobbat till klockan 18, alltså en timmes övertid, var det ingen som sa något. När vi nu ville att våra anställda skulle jobba till 18 så blev det mentalt väldigt kännbart. Med en dålig höst i bagaget hade vi heller inte möjlighet att tacka nej till jobb, vi var tvungna att dra in så mycket som möjligt för att klara oss ekonomiskt.

Gabriel Alenius, Billy Holm och Ann-Charlotte Eriksson

– Något som tydligt märktes när det blev hektiskt var att vi som företagsledare inte hann med, fortsätter Jimmy. Vi hann inte prata med folk, hann inte fiska upp hur de egentligen mådde. När vi körde igång testet hade vi tänkt lösa och justera sådant som inte funkade efter hand. Det hann vi inte, vilket blev ytterligare ett stressmoment.

I maj 2016 var testperioden om nio månader egentligen över, men efter en så intensiv period bestämde man att fortsätta med 6-timmars arbetsdag över sommaren, som kompensation för övertid och bra utfört arbete.

Hur föll då testet ut? Hur gick det och vad har de lärt sig?

– Vi har inte gått tillbaka till en strikt 8-timmars arbetsdag utan vi har vidareutvecklat vårt 6-timmarstest, berättar Gabriel. Personalen har 40-timmars arbetsveckor men vi tillämpar nu en slags flextid där personalen, när verksamheten tillåter, kan jobba sex timmar istället för åtta. Har vi en deadline måste man jobba men då kan man istället vara lite ledig veckan efter när det lugnat ner sig.

– Något vi inte alls tänkt på var hur viktig den sociala biten är under arbetsdagen, fortsätter Jimmy. Den kortare arbetstiden innebär fullt fokus på arbetsuppgifterna. Tid för möten och avstämningar blev lidande men även de vardagliga samtalen kring väder och vind försvann. Något som medförde att vi till stor del tappade företagskulturen och glädjen i arbetet. Detta var en starkt bidragande orsak till att vi idag valt att utöka arbetstiden igen.

Både Gabriel och Jimmy är överens om att 6-timmars arbetsdag inte fungerade optimalt men de vill inte ha testet ogjort.

– Vi har lärt oss otroligt mycket, säger Jimmy. Vi är ett mycket bättre företag nu, på alla sätt och vis, och vi har fått en bättre förståelse för vad som krävs för att skapa en effektiv men ändå harmonisk arbetsplats. Dessutom identifierade vi en rad rutiner och processer att förbättra, samt ett helt nytt och mer lönsamt affärsområde till följd av de färre debiterbara konsulttimmarna. Vi har även insett hur viktigt det är med tid för affärsutveckling och ledarskap för att bygga ett bra företag med ett starkt team. Något som vi nu har skapat möjlighet att göra i och med rekryteringen av en byråchef.

– Fokuseringen hos personalen är också bättre än före, fortsätter Gabriel. Det var något vi byggde in under testperioden som lever kvar. Olika verksamheter har så klart olika förutsättningar men vi tror att 6-timmars arbetsdag mycket väl kan fungera och vi hoppas att fler vågar testa. Att det ger helt nya spännande insikter både hos arbetsgivare och personal törs vi nästan lova.

Oväntade effekter

Ett privatägt företag som plötsligt skulle testa 6-timmars arbetsdag blev snabb en snackis i media. Först var det lokal press och TV, efter några dagar var det en rikstäckande nyhet. När det sedan visade sig att nyheten var lite av en världshändelse blev både Gabriel och Jimmy förvånade.

– Vi gjorde intervjuer för BBC, Brasiliansk och Australisk media, minns Jimmy. Internationell tolkades det som att hela Sverige gått över till en 6-timmars arbetsdag och reportrar sa att de också ville flytta till Sverige. I stort sett vartenda universitet i världen skulle plötsligt forska på 6-timmars arbetsdag så vi satt i Skypemöten flera gånger om dagen för att berätta om vår idé. Den här uppmärksamheten var absolut inget vi räknat med och det tog så mycket tid och fokus från oss att vi till slut var tvungna att säga nej. Vilket betydde att vi bland annat avstyrde Japansk TV från att resa hit. Idag tackar vi nej till i stort sett alla intervjuer, BBC hörde av sig härom veckan och ville göra en uppföljning men även de gick bet.