Som anställd och arbetsgivare är man skyldig att se till att minst 20 semesterdagar tas ut i ledighet under semesteråret. Förutsättningen är att så många dagar är intjänade, det vill säga betalda. En anställd är aldrig tvingad att ta ut obetald semester. Har man nyanställd personal som man har beviljat så kallad förskottssemester så behöver inte den heller tas ut om inte den anställde vill. Man kan inte spara vare sig obetald semester eller förskottssemesterdagar. Med andra ord krävs det att det endast är intjänade dagar som får sparas.

Vad gäller semesteråret så kan det gälla under olika perioder. Följer företaget semesterlagens regler är det från 1 april till den 31 mars året därpå. Men det finns kollektivavtal som har kalenderår som semesterår och då slutar det den sista december. Även företag utan kollektivavtal kan ha kalenderår som semesterår, men då krävs det att intjänandeåret och semesteråret sammanfaller. Det innebär att den semester som tjänas in under året också är den som man tar ut under samma period.

Vad arbetsgivaren behöver bevaka är alltså att minst 20 semesterdagar tas ut innan semesteråret är slut. Har man kalenderår som semesterår kan det därför vara idé att i god tid gå igenom kvarvarande semesterdagar hos var och en och planera för när sådana dagar som inte får sparas ska tas ut. Har företaget semesterlagens semesterår är det lite bättre med tid att planera uttaget av dagarna som inte får sparas.

Arbetsgivaren har rätt att tvinga ut semesterledighet även om den anställde alltså inte vill vara ledig. Det finns ingen rätt för de anställde att spara annat än betalda dagar som överstiger de 20 som ska tas ut i ledighet.

Har företaget sammanfallande intjänande- och semesterår kan det vara så att en anställd har fått ut för mycket semesterlön under sommarsemestern. Det kan också vara tvärtom. Detta är en följd om den anställdes sysselsättningsgrad ändras under hösten. Om den till exempel sänks så har den anställde fått för hög semesterlön och vice versa. Den anställde kan också ha rätt till ledighet som inte är semesterlönegrundande eller så slutar den anställde under hösten. Semesterlönen ska alltså beräknas efter hela intjänandeåret.

Ett problem med detta är att arbetsgivaren inte har rätt att ta tillbaka denna för mycket utbetalda semesterlön annat än om det finns stöd i avtal eller om den anställde medger det. I princip finns det i alla kollektivavtal som har sammanfallande intjänande- och semesterår som regel att arbetsgivaren har rätt att kvitta denna skuld. Har företaget sammanfallande intjänande- och semesterår utan kollektivavtal måste den anställde ge sitt medgivande till arbetsgivarens kvittning av den för mycket utbetalda semesterlönen. Medgivandet ska i princip ske vid kvittningen, men vanligt är att man skriver in en formulering i anställningsavtalet om att arbetsgivaren har rätt att dra sådan eventuellt för mycket utbetald semesterlön. Skriver då den anställde under avtalet kan man tycka att detta borde gälla men så är inte alltid fallet. Som sagt ska alltså medgivandet ske i samband med kvittningstillfället, sedan har alltid den anställde möjlighet att ta tillbaka ett lämnat kvittningmedgivande, även om det är skriftligt, ända fram till då kvittningen sker. Ett i förväg lämnat kvittningsmedgivande torde inte heller hålla rättsligt eftersom det är lämnat ”in blanco”, alltså utan belopp. Jag anser att man visserligen trots dessa förbehåll kan ha en sådan formulering i avtalet, men att man sedan innan en kvittning görs, kontaktar den anställde och informerar om vad som ska ske.

Här spelar också personalhandboken en viktig roll. I den kan man ha information om vad som gäller i fråga om semesterintjänande och uttag av ledighet. Detta kan också vara ett ämne på personalmötet innan semestertiderna börjar.

Som en slutsats kan man säga att semesterlagens åtskilda intjänande- och semesterår är bättre ur arbetsgivarsynpunkt eftersom man har facit i hand då semesterledigheten ska tas ut. Det är alltså ingen risk att man betalar ut för mycket semesterlön, i vart fall inte av den anledningen.