Hälften av Sveriges yrkesverksamma har arbetat hemifrån det senaste året. Efter pandemin har många fortsatt möjlighet att jobba hemifrån. 9 av 10 som arbetat hemifrån vill fortsätta göra det, men inte lika mycket.

Kontorens funktion förändras på många företag och blir en viktig plats för möten och interaktioner mellan människor. Att skapa en mer intressant arbetsplats blir viktigt både för att driva engagemang och locka medarbetarna till att vilja vara där, men också för att göra kontoret så användbart som möjligt i olika sammanhang. Det blir även viktigt att arbeta aktivt med företagskulturen som kan ha förändrats eller kommer att förändras när arbetet är upplagt på ett annat sätt. Av flera skäl blir frågan om var arbetet ska utföras relevant. Många företag ser över sin kontorsyta och om det ska fattas beslut om möjlighet till fortsatt distansarbete.

Förutsättningarna för beslut om distans­arbete ser olika ut om det gäller en nyanställnings eller under en pågående anställning. När en nyanställning görs så kan det regleras i villkoren att den anställde, helt eller delvis, ska ha arbetsplatsen i sitt hem. När det gäller befintlig personal så är det beroende på om hemarbete ska vara tillfälligt eller permanent. Om det är en tillfällig hantering kan arbetsgivaren begära att medarbetare, helt eller delvis, ska utföra sitt arbete hemifrån. Exempelvis utgjorde pandemin en sådan situation som gör att arbetsgivaren ytterst kunde beordra att arbete utförs hemifrån. Alternativet är att se över om det går att lösa med ledigheter. Företag som tidigare inte har tillämpat distansarbete och som vill införa det permanent har en skyldighet att MBL-förhandla innan beslut tas. Om en arbetsgivare tar ett permanent beslut om att kontorsytan ska krympas eller helt ska avvecklas kan arbetsgivare erbjuda medarbetarna omplacering till nya tjänster med placering i bostaden (helt eller delvis).  Om det inte går att lösa på frivillig basis med en lösning där medarbetarna fördelar sin arbetstid mellan bostaden och kontoret så kan det bli skäl för uppsägning av arbetsbrist. Erbjudanden måste dock vara skäliga.

En utmaning vid hemarbete är den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Arbetsgivaren är ansvarig för arbetsmiljön, även vid arbete hemifrån. Det kan vara svårt, exempelvis får inte arbetsgivaren kräva att se hemmiljön. Hemmet är en privat sfär som arbetsgivare bara får ta del av om man är överens om det. Förslagsvis kan detta regleras i det kompletterande avtalet med en skrivning om att arbetsgivaren får göra förannonserade besök eller på annat sätt säkerställa sitt arbetsmiljöansvar.  I hemmiljön kan gränsdragningen i arbetstiden vara svår eller att säkerställa att det inte är en ohälsosam arbetsbelastning. För fem år sedan, den 31 mars 2016, infördes föreskrifterna om organisatorisk och social arbetsmiljö (OSA). Reglerna kom till för att bland annat göra det enklare för arbetsgivare att arbeta förebyggande mot ohälsosam arbetsbelastning. Arbetsmiljöverket har i drygt 5 300 inspektionsärenden använt OSA. Den 1 juli 2021 upphävs föreskriften AFS 1994:1 arbetsanpassning- och rehabilitering och ersätts av den nya föreskriften Arbetsanpassning (AFS 2020:5). Detta för att tydliggöra och uppdatera föreskriften utifrån dagens arbetsmarknad och utmaningar. De förändringar som skett, som till exempel att många idag arbetar på distans, innebär andra förutsättningar för arbetsgivaren. Arbetsmiljöverket har renodlat och förtydligat hur en arbetsgivare ska gå till väga när det kommer till vilka behov som finns kopplat till den individuella arbetsanpassningen.

Sedan finns det en del andra frågor som kan behöva uppmärksammas, som GDPR. Arbete hemifrån innebär sannolikt att arbetsdatorn används. Det kan medföra hantering av personuppgifter i arbetsdatorn, eller i mappar eller dokument i molntjänster på nätet. För personuppgiftsansvariga kan det vara svårt att ha kontroll över och tillgång till personuppgifter som sparas i enskilda datorer. Därför bör inte personuppgifter sparas i enskilda anställdas datorer. Så långt det går bör personuppgifter hanteras i gemensamma system med behörighetsstyrning. Ibland kan det finnas anledning att spara personuppgifter i den egna datorn. Då är det viktigt att se till att behandlingen följer hela dataskyddsförordningen.

I samband med ett eventuellt införande av distansarbete så uppstår en hel del frågor. Rekommendationen är att ett utförligt avtal sluts i vilket förutsättningarna för distansarbetet regleras. Avtalet blir ett komplement till det ordinarie anställningsavtalet och kan omfatta arbetsmiljö, arbetstid, arbetsverktyg etcetera.