– Det handlar om att ge företag och privatpersoner en bättre översikt över sina kontakter med det offentliga. Man ska kunna följa sitt ärende – utan att behöva ringa runt till olika myndigheter. Det sparar tid, minskar belastningen på kontaktcenter och stärker förtroendet för myndigheter, säger Jenny Grahn. 

Ett initiativ för ökad tillgänglighet 

Arbetet med Mina ärenden började redan 2009. Syftet var att förbättra återkoppling från myndigheter till både privatpersoner och företag. Projektet finansieras av DIGG (Myndigheten för digital förvaltning) och drivs av Skatteverket. 

– Det här är inget enskilt myndighetsprojekt. Vår vision är att hela det offentliga Sverige ska ansluta sig till den standard vi utvecklar, säger Jenny. 

Så fungerar Mina ärenden 

I grunden bygger Mina ärenden på en gemensam standard för ärendeåterkoppling som innehåller så kallade kundhändelser. En kundhändelse är en specifik åtgärd i ett ärende, exempelvis: att en ansökan har mottagits, att handläggning har påbörjats, att en komplettering krävs eller att ett beslut har fattats. I vissa fall kan det också röra sig om att en utbetalning genomförts. 

– Tanken är att den enskilde ska kunna följa sitt ärende från start till mål. Det skapar både trygghet och bättre kontroll, säger Jenny.  

Myndigheterna tar själva fram sina kundhändelser och tillgängliggör dem via ett standardiserat API. Därefter kan informationen visas i ett användargränssnitt, exempelvis en app eller en webbtjänst. 

Från vision till verklighet 

I dag har Bolagsverket och Skatteverket tagit fram kundhändelser som visas på Mina sidor och på verksamt.se. Över 160 kommuner, 50 statliga myndigheter och flera regioner har visat intresse för att följa standarden. 

– Det är fortfarande tidigt, men tekniken finns på plats och vi är redo att skala upp. Nu handlar det om att skapa förståelse och engagemang bland offentliga aktörer och programvaruleverantörer, säger Jenny. 

För redovisnings- och lönekonsulter kan samlad ärendeåterkoppling innebära stora fördelar. En tydlig överblick över kunders ärenden hos myndigheter kan effektivisera arbetsdagen och minska behovet av manuell uppföljning. 

Under hösten bjuds Srf konsulternas medlemmar in till ett webbinarium där Mina ärenden ska presenteras. Då hoppas Jenny och hennes kollegor få ta del av medlemmarnas erfarenheter och behov. Syftet är att förstå hur återkoppling i ärenden kan underlätta i det dagliga arbetet – och vilka kundhändelser denna målgrupp är intresserad av. 

– Vi vill gärna veta hur arbetsflöden ser ut och var flaskhalsarna uppstår. Vilka myndigheter kontaktas ofta? Vilka ärenden kräver uppföljning? Sådana insikter hjälper oss att forma lösningar som verkligen gör skillnad, avslutar Jenny.