Jenny Rask, som för fyra år sedan klev in i rollen som Payroll International Leader för Aspias lönegrupp för internationella kunder har sedan tidigare erfarenhet både av lönefrågor och internationell individbeskattning. En kombination som kommer väl till pass i hennes nuvarande arbete.

– Vid internationella anställningar uppkommer många komplexa lönefrågor. I vår internationella lönegrupp har vi både lönespecialister och skattejurister för att säkerställa att lönehanteringen är korrekt och följer alla lagar och regler, säger Jenny Rask.

Fler utlandsanställda

Jenny Rask ser en trend där antalet utlandsanställda i Sverige har ökat.

– Till stor del beror det på den gröna utvecklingen. Det råder en brist på kompetens inte bara i Sverige utan även globalt sett inom områden som ingenjörskap, konstruktion och maskininstallation. Det innebär att arbetsgivare måste söka efter arbetskraft utanför landets gränser, säger hon.

Många fallgropar

Vad många arbetsgivare inte tänker på är att det är mycket att tänka på när man tar in personal från andra länder.

– När det gäller lönehanteringen kan det få stora konsekvenser om man inte hanterar löner och andra ersättningar korrekt, säger Jenny och nämner bland annat att individer som inte betalar korrekt skatt i Sverige kan få skattetillägg. Om det rör sig om höga ersättningar kan konsekvenserna bli betydande. Dessutom kan det påverka arbetsgivarens rykte, vilket minskar förtroendet hos medarbetare som i god tro har fått godkännande att arbeta i ett annat land.

Jenny säger att många arbetsgivare tyvärr upptäcker för sent att de inte hanterat lönerna korrekt.

En vanlig fallgrop är att den person som hanterar löneadministrationen ofta inte förstår individens specifika situation, särskilt om personen arbetar som konsult med olika uppdrag. Det är också vanligt att missförstå eller inte tillämpa expertskatten korrekt.

– Många missar att alla ersättningar ska ligga till grund för expertskatten, och det är vanligt att beräkningen av denna skatt görs felaktigt, speciellt när det kommer till bonusar och andra engångsbetalningar, säger hon.

Krävs mycket kunskap

Den största svårigheten när det gäller internationell lönehantering är att det krävs mycket kunskap av en lönespecialist för att kunna hantera alla delar korrekt.

Det krävs kompetens både inom lön, inkomstskattelagen, socialförsäkringslagen och skatteförfarandelagen. Specifika skatte- och socialförsäkringsregler som är extra viktiga att vara uppmärksam på är olika typer av beslut såsom Sinkbeslut, expertskattebeslut och A1-beslut.

– Felaktig hantering av dessa beslut kan få allvarliga konsekvenser och det är viktigt att be om hjälp och rådgivning vid behov, understryker Jenny Rask.

Hur skiljer sig processen för lönehantering för utlandsanställda jämfört med nationella anställda?

– Den skiljer sig mycket och det är mycket att hålla reda på, säger Jenny Rask och nämner några exempel:

– Expertskatt kräver vissa inställningar i lönesystemet. Omfattas individen inte av svensk socialförsäkring är det noga med att lönearterna inte går mot svensk socialförsäkring. Om en person är utsänd från ett land utanför EU, som exempelvis USA krävs det ytterligare inställningar i lönesystemet eller av individuppgiften för att beräkningen av arbetsgivaravgifter ska bli korrekta. Är individen begränsat skattskyldig behövs ett SINK beslut och då är skattesatsen är 25 procent, vilket behöver ställas in i lönesystemet. Dessutom är vissa ersättningar skattefria. I vissa situationer har individen en garanterad nettolön och då behöver ersättningen bruttoberäknas enligt svenska regler.

Vad tycker du är viktigt att tänka på vid lönehantering av utlandsanställda?

– Var uppmärksam och sätt dig in i varje anställds individuella förutsättningar och den situation de befinner sig i. Är de lokalt anställda eller utsända från eller till ett annat bolag i koncernen? Är de obegränsat eller begränsat skattskyldig? Detta är avgörande för att löneberedningen ska bli korrekt.

Vilka är dina främsta tips till de som hanterar löner för utlandsanställda?

– Var inte rädd för att lyfta frågor till kollegor eller chefer. Felaktigheter kan få allvarliga konsekvenser. Ta hellre hjälp en gång för mycket. Ofta uppstår komplexa frågeställningar som det kan vara svårt att svara på utan experthjälp.

– Eftersom jag själv håller kurser i detta ämne tycker jag förstås att alla som hanterar löner för utlandsanställda borde gå en kurs. Här får man med sig mycket bra tips och trix och ett material som är väldigt konkret med tydliga guider för hur man ska gå tillväga när olika situationer uppkommer.