Semesterlagens huvudregel innebär att anställda tjänar in semester under perioden 1 april till den 31 mars året därpå. Motsvarande period därefter kan den intjänade semestern tas ut i ledighet. Intjänandeåret och semester(uttags)året är alltså åtskilda. Detta innebär i praktiken att första anställningsårets semesterledighet är obetald.  

Semesterdagar upp till 20 måste tas ut i ledighet 

Innan den 31 mars måste arbetsgivaren se till att de semesterdagar som inte går att spara tas ut i ledighet. Det är endast de betalda dagar som överstiger 20 som får sparas för uttag senare år. Semesterdagar upp till 20 måste alltså tas ut i betald ledighet. Det finns inte något alternativ att istället betala ut ersättningen för sådana dagar som inte får sparas. Det är alltså en tvingande regel att ta ut semesterdagar upp till 20 i ledighet före den 31 mars. Skulle tiden vara för knapp att lägga ut ledighet är mitt råd att skjuta över dessa dagar till det nya året för att tas ut före det nya semesterårets semesterdagar. Även om det är fel i sig så uppfyller man lagens syfte att semestern ska vara ledighet för vila och rekreation.  

Fem år gamla sparade semesterdagar 

Motsvarande tvingande regel gäller för sparade semesterdagar som är fem år gamla. Även dessa dagar måste tas ut i ledighet innan den 31 mars. Det är endast i kollektivavtal på förbundsnivå som längre sparande kan tillåtas.  

Antalet intjänade semesterdagar 

Semesteromställningen den 31 mars innebär alltså att man ska beräkna hur många semesterdagar som den anställde har rätt att ta ut i betald ledighet under semesteråret den 1 april 2024–31 mars 2025. 

Det är i huvudsak anställningstiden som ligger till grund för intjänandet. Det har inte någon betydelse vilken sysselsättningsgrad som den anställde har haft eller hur arbetstiden har varit förlagd. Även en person som varit anställd hela året men som till exempel har haft sin arbetstid förlagd till enbart en arbetsdag varannan vecka tjänar in 25 semesterdagar. Förläggningen av semesterdagarna ska dock innebära att den sammanlagda ledigheten inklusive fridagar ska motsvara fem veckors ledighet.  

Sysselsättningsgraden påverkar däremot vilken semesterlön som ska betalas ut under den betalda semesterledigheten. Har den anställde t ex bara arbetat deltid 4 timmar om dagen, alltså halvtid, så blir också den intjänade semesterlönen beräknad på halvtid.   

Antalet intjänade betalda semesterdagar räknas ut genom att dividera antalet anställningsdagar med 365. Det framräknade talet multipliceras med den anställdes semesterrätt. Uppstår ett brutet tal ska detta alltid höjas till närmsta heltal. 

Exempel: Ella anställdes den 1 augusti 2023. Antalet anställningsdagar fram till den 31 mars 2024 är 244. Antalet intjänade betalda semesterdagar att ta ut fr o m den 1 april 2024 blir 17 (244/365×25 =17). Mellanskillnaden upp till hennes semesterrätt, d v s 8 dagar, blir obetalda semesterdagar. Dessa behöver hon dock inte ta ut i ledighet om hon inte vill. 

Frånvaro kan påverka intjänandet 

Frånvaro kan påverka intjänandet av betald semesterledighet. Viss frånvaro är semesterlönegrundande till exempel sjukfrånvaro i 180 dagar och föräldraledighet i 120 dagar per intjänandeår. De olika frånvaroslagen som ger rätt till semester framgår av semesterlagen § 17. Frånvaro som överstiger antalet semesterlönegrundande dagar reducerar därmed intjänandet av betald semesterledighet.  

Exempel: Ali har varit anställd hela året men har varit föräldraledig i sex månader, sammanlagt 183 dagar, mellan den 1 juni och den 30 november. Det innebär att antalet intjänade semesterdagar reduceras. Antalet betalda semesterdagar för semesteråret 1 april 2024–31 mars 2025 blir 21 [(366-63)/366×25)]. 

Andra perioder än 1 april–31 mars 

Företag som omfattas av kollektivavtal kan avtala om andra intjänande- och semesterårsperioder än lagens 1 april–31 mars. Även utan stöd i kollektivavtal kan perioden vara en annan, t ex kalenderår, men då måste intjänandeåret och semesteråret sammanfalla. Det innebär att den semester som kommer att tjänas in kan tas ut i betald ledighet under samma period.