Lali Fjellström: Älskade, hatade högsäsong

I trädet utanför min lägenhet kvittrar fåglarna tappert sedan flera veckor, trots att minusgraderna dröjer sig kvar om nätterna. Och när gryningen kommer allt tidigare väcks även mitt hopp om att våren kommer, även i år.

Med våren kommer också den högsäsong som så länge varit en självklarhet i vår bransch att vi tar den för givet. Älskar någon den, tro? Konsulter som sliter hund med rapportering, bokslut och deklarationer på kvällar och helger, under den tid på året då naturen vaknar och livet är som vackrast. Ska det vara så? Måste det vara så?

Det är förstås bra att vi i branschen har jobb, att kunderna efterfrågar våra tjänster och att vi drar in en stor andel av årets intäkter under våren. Och uppriktigt sagt gillar många av oss i smyg när det blir åka av och bokslutsmaskinen kör för högtryck. Men ska vi lyckas rekrytera nya generationer konsulter och skapa hållbara medarbetare, måste vi förändra hur vi jobbar. Jag tänkte skicka med några tips till dig som varje år lovar dig själv att nästa högsäsong ska bli annorlunda.

Planeringen

Kanske har ni gjort en planering men dessvärre havererar den ofta och leder till sena kvällar och helger. Planera in marginaler för vabb, förkylningar och annat oväntat som ändå är troligt. Styr upp kunderna och se till att inlämning av material och bokslutsmöten är bokade i god tid. Förklara vad konsekvensen blir för den kund som inte håller sina deadlines till byrån; de får ett sent inlämnat bokslut och den kostnaden får de stå för.

En tydligt kommunicerad planering hjälper alla parter. Byt räkenskapsår på de aktiebolag som inte måste ha kalenderår för att sprida belastningen över året. Se över hur många enskilda näringsidkare, K10-or och privata deklarationer ni egentligen har utrymme för och var inte rädd för att rensa ut eventuellt ogräs i kundstocken.

Förberedelser

Se till att alla kunders bokslut är väl förberedda. Gör korrekta periodbokslut under året. Med det menar jag förstås att ni inte bara stämmer av utan även funderar över omklassificeringar, värderingar, periodiseringar, nedskrivningsbehov och annat som görs bäst i lugn och ro och inte med hög puls strax före deadline.

Förutom ett snabbare och mer effektivt boksluts- och deklarationsarbete, får kunden även bättre rapporter löpande under året. Bra, eller hur? Och finns det flaskhalsar, ineffektiva processer och manuella moment som kan effektiviseras och skötas med automatik i stället? Gör den typen av effektiviseringar under hösten, så löper våren på smidigare.

Stress

Var ligger de största riskerna för fel? Jag tror jag vågar påstå att stress är orsaken till de flesta fel och missar i vår bransch. En god planering minskar risken för stressade och utarbetade konsulter som gör fel. Håll huvudet kallt och följ överenskomna processer och låt inte planeringen haverera. Ta inte snabba beslut, se till att all rapportering kvalitetssäkras av en kollega enligt ”fyra ögon-principen” och glöm inte det analytiska perspektivet. När du kör fast, sov på saken eller be en kollega titta på det. Och ha aldrig så bråttom att du börjar slarva med kvalitetssäkring och dokumentation av det jobb som görs.

Livet tar inte paus

Till sist: Lyft blicken och jobba inte alla helger och kvällar! Har du förmånen att vara älskad av barn, barnbarn, partner eller vänner, se till att njuta av dem. Livet är för kort och för ömtåligt att jobbas bort. Ta hand om dig till kropp och själ och se till att få både sömn, motion, glädje och närhet. Det kommer nya högsäsonger men du har (troligen) bara ett liv. Lyckas du skapa balans i livet, kan högsäsongen kanske till och med bli något att lära sig älska och se fram emot?