Nya kollektivavtal, regler för antal semesterdagar, lagförändringar – anledningarna är många att informera både skriftligt och muntligt om det som händer inom löneområdet. Känns det trixigt med den skriftliga kommunikationen? Det finns knep att ta till och hjälp att hämta!

Text: Cecilia Bengtsson Foto: Magnus Aronson

”Hur förklarar jag det här bäst?”

Du känner säkert igen situationen där du sitter framför tangenterna och funderar på hur du på ett enkelt sätt ska beskriva vad som gäller när det är dags för semester eller när de nya kollektivavtalen blivit klara.

Ibland kan det vara krångligt att själv tolka lagtexter och regler för ersättningar, och ändå är du den som ska göra det begripligt för de som är berörda. Du är inte ensam om att tycka det är svårt: att skriva och kommunicera skriftligt är klurigt och något helt annat än att informera muntligt. Vid muntlig information finns det möjlighet att ställa följdfrågor och på plats reda ut frågetecken och vad som egentligen menas.

När du skriver får du inga frågor som hjälp, inget kroppsspråk som signalerar – du måste istället hela tiden ha den person du skriver till framför ögonen och försöka föreställa dig vad den har för förkunskaper och utgå ifrån det. Det gäller dessutom att ge rätt information till rätt person. En vd behöver veta andra saker än den anställde.

Det är också viktigt att strukturera sin text. Se till att använda dig av underrubriker och hålla dig till ämnet för varje rubrik. Håll ihop det som ska hållas ihop helt enkelt. Det kan bli förvirrande för mottagaren om du skriver lite om semesterersättning i början av en förklarande text och sen utan sammanhang återkommer till det längre ner i texten. Man skulle kunna jämföra det med att inte ha löneartsplanen att utgå ifrån, tänk vilken röra det skulle bli – en snårig skog som ingen skulle orka eller klara av att ta sig igenom.

Övning ger färdighet brukar man säga. För den som skriver handlar en del av träningen om att få upp ögonen för sin egen text: Hur ser just dina fallgropar ut? Det får man bland annat koll på genom att låta texten vila, läsa den noggrant igen och ändra det som blivit oklart. Och sen upprepa proceduren tills man känner sig färdig. Precis som det är viktigt att siffrorna blir rätt är det viktigt att orden och meningarna blir rätt.

Något som gäller i stort sett alla är att det är lätt hänt att delar av det man har i huvudet stannar där och inte kommer på pränt, trots att man tror att det står där. ”Ja men jag förklarade ju det” kanske du tänker när du får en fråga på det du skrivit om semesterlönen i ett mejl eller som underlag till ett nyhetsbrev. Ja, gör det verkligen det? Sanningen är att det oftast saknas led i förklaringar man ger om man inte går igenom texten ordentlig. Mottagaren kommer då få svårt att förstå. Låt därför gärna en arbetskamrat läsa det du skrivit, helst en som inte kan lön. Då brukar det alltid dyka upp saker som kan förbättras.

Till sist – underskatta inte dina egna kunskaper genom att tänka ”det här kan väl alla”. Kraven på yrkesrollen ökar och den blir alltmer komplex. Man pratar också allt oftare om vikten av att vara analytisk, kommunikativ och på ett proaktivt sätt sprida sin kunskap. Inte minst skriftligt. Värdera därför din egen kunskap och gör den synlig. Och ju bättre du blir på att skriva desto större chans är det att de faktakunskaper du besitter når den som behöver den.

Skrivtips
Var noga med att strukturera din text.
Låt texten vila och läs den sen igen med nya ögon och se vad du behöver omformulera.
Låt kollegan läsa och se om den förstår det du skrivit.
Medveten övning ger färdighet även vad det gäller skrivandet.

Cecilia Bengtsson jobbar som skrivcoach och hjälper personer som skriver i sitt jobb att bli ännu bättre på att förmedla sin kunskap i text.

PS: Missa inte kursen Skrivarkurs för lönekonsulter med Cecilia Bengtsson som lärare!