När nu kollektivavtalen successivt börjar bli färdigförhandlade och påskrivna är ramen för den lokala lönebildningsprocessen fastlagd, arbetet på företagen vidtar och lönepotten ska fördelas. Den nya arbetsmiljöförordningen som trädde i kraft 31 mars 2016 ställer krav på kvalitativt genomförda lönesamtal. Därefter så kommer nästa led i processen, lönerevisionen. För en Auktoriserad Lönekonsult utgör SALK, Svensk standard för Auktoriserade Lönekonsulter, ett stöd i hanteringen av lönerevisionen.

Avtalsperioder

Under 2016, det stora avtalsrörelseåret, har drygt 60 procent av de kollektivavtal som löper ut blivit klara vid maj månads ingång. Bland de avtal som ännu inte förhandlats kvarstår en stor arbetsgivare, staten, vars avtal omfattar över 126 000 anställda och där avtalstiden går ut sista september i år. Men även flera kollektivavtal inom den privata sektorn är i förhandlingsläge. De flesta kollektivavtal som har slutits hittills innefattar en kort avtalsperiod, löneavtalen löper till mars och april 2017. Ett undantag från de korta avtalen är det treåriga avtal som har tecknats mellan SKL/Pacta och Kommunal. Argumenten för den korta avtalsperioden är bland annat att den svenska ekonomin är svår att förutspå. Så inför nästa år blir det att förbereda sig på nya avtalsförhandlingar för många.

Proaktivitet

Den kunskap som lönekonsulten har om företaget kan användas för att vara proaktiv i diskussionen med företagsledningen om befintliga strukturer för löner och ersättningar. Lönekonsulten förväntas vara uppdaterad på regeländringar och nya avtalsförslag för att kunna medverka till en snabb och effektiv process för lönerevisionen. Genom detta kan företagets anställda tidigt få information om ny lönesättning och stora retroaktiva betalningsflöden som ett led i en sen lönerevision kan undvikas. Dessutom finns de uppgifter som ligger till grund för lönekartläggning i lönesystemen. Något som alla arbetsgivare ska genomföra vart tredje år. Arbetsgivare med mer än 25 anställda ska även göra en handlingsplan för jämställda löner. Det ligger ett förslag från Regeringen om att en handlingsplan ska upprättas vid mer än tio anställda från 1 januari 2017. Ett proaktivt arbetssätt i enlighet med SALK är att som lönekonsult ta fram underlag för lönekartläggning och även göra en analys till företaget. Om detta inte är gjort inför denna lönerevision så kan det behöva göras inför nästkommande år.

Betydande post

De allra flesta företag i Sverige idag är tjänsteföretag där personalen utgör såväl största kostnadspost som viktigaste tillgången. Även om det finns undersökningar som visar att en bra chef som visar uppskattning och erkänsla prioriteras högre bland anställda än lön och karriärmöjligheter, så finns det andra undersökningar som visar att fyra av tio skulle byta arbetsgivare om lönen blev felberäknad. Lönen är en ekonomisk motivation för de anställda vid varje års nya lönesättning. Att som lönekonsult bistå företagsledningen kring gällande regler och avtal, och vilka konsekvenser beslut kring lönerevisionen kan ge för det kommande året är därför mycket viktig information. Att ha rätt förutsättningar i beräkning av förväntade löneförändringar, baserat på tidigare års lönerevisioner, är en mycket viktig input för till exempel budgetarbetet.

Rutiner

Nya överenskomna löner med respektive anställd ska dokumenteras och uppdateras i lönesystemets register så snart som möjligt. En sammanställning av det som ska utgöra underlag för uppdateringen av de anställdas uppgifter i lönesystemen med anledning av lönerevisionen ska attesteras av företagsledningen. Lönekonsulten ska dokumentera avvikelser. Om det till exempel görs en beräkning utanför lönesystemet så är det av yttersta vikt att beräkning och underlaget för beslutet går att ta fram och förstå i framtiden.

Eftersom lönekonsulten ska verka för att det finns underlag som visar hur lön och förmåner är uppbyggda för varje enskild anställd, så ingår det även att se till att det finns regler och rutiner för till exempel hanteringen av en anställd som slutar innan det nya avtalet är klart. Om inte kollektivavtalen reglerar frågan är en rutin och policy som godkänns av företagsledningen det som ligger till grund för hur hanteringen ska göras. Skattehanteringen är tydlig. Retroaktiv lön är en ersättning för arbete som inte avser en bestämd tidsperiod eller inte betalas ut regelbundet och ligger till grund för engångsskatt. Hantering av frånvaroavdrag och retroaktiv löneberäkning sker oftast av lönesystemen. Beroende på inställningar i systemen så kan den retroaktiva ersättningen hänföras tillbaka till den exakt motsvarande lönehändelsen, alternativt är den retroaktiva ersättningen mer summerad. Det är viktigt att ha tydlighet i om till exempel retroaktiva lönehöjningar ska få genomslag även för den som är sjukledig och har sjukavdrag. Försäkringskassan tillgodoser ändring av inkomst från tidpunkten för inkomständringen, det vill säga först från den dag då avtalet underskrivits. Det gäller även om avtalet börjar gälla retroaktivt från ett tidigare datum.

Rapportering

Rapportering av den nya lönen ska ske till flera instanser. Dessa varierar beroende på de förutsättningar som respektive företag har. När det gäller rapportering av ITP, så anges den nya lönen i anmälan av bruttomånadslön för ITP1 medan för ITP 2 anmäls förändrad pensionsmedförande årslön. I de fall den anställde begär arbetsgivarintyg så är det den senaste lön som den anställde hade när arbetet upphörde som ska anges som lön på arbetsgivarintyget. Ingen retroaktiv månadslön behöver anges. Lönekonsulten ska tillgodose information och rapportering som krävs för företagets verksamhet, och ha insikt i de behov som kan uppstå. En annan stor rapportmottagare är Statistiska Centralbyrån (SCB). Vanligtvis särredovisas den retroaktiva lönen i underlagen, och då den retroaktiva lön och engångsbelopp som betalas ut efter avslutade centrala eller lokala löneförhandlingarna. Underlagen från SCB som baseras på de löneuppgifter som lönekonsulterna skickar in har betydelse för hur regeringen kan och ska utforma den ekonomiska politiken. Uppgifterna utgör dessutom underlag till beslut om ekonomiska överväganden i EU. Regeringen, riksdagen och Riksbanken lägger kontinuerligt fram förslag och tar beslut som rör det enskilda företagets vardag. Det är därför viktigt att komma ihåg att det enskilda företagets uppgiftslämnande är en del av det underlag som ligger till grund för de besluten. Så den lönesumma som passerar via SCB påverkar förutsättningarna för nästkommande avtalsrörelse, i bedömningen till exempel av korta eller långa avtalsperioder. Visst är det viktigt att göra rätt från början.