Med momsreformen VAT in the Digital Age (ViDA) går EU in i en ny era av digitalisering. Målet är att skapa ett enklare och mer rättvist momssystem för företag som verkar inom EU och syftar till att effektivisera momshanteringen och minska bedrägerier bland annat genom transaktionsbaserad rapportering baserad på e-fakturering och nya regler för plattformsföretag. Reformen bygger på tre huvudsakliga pelare och träder i kraft gradvis fram till 2035. 

Krav på e-fakturering

Införandet av obligatorisk e-fakturering vid gränsöverskridande handel inom EU är en av de mest omvälvande delarna av ViDA. Denna förändring kräver att företag e-fakturerar vid transaktioner med företag i andra EU-länder från och med 2030. Detta medför att periodisk sammanställning inte längre behöver lämnas. 

– Det är en banbrytande förändring för såväl samhälle som företag. Till skillnad mot PDF-faktura är e-fakturan digital genom hela processen och hanteras automatiskt, dator till dator. Rapporteringen sker i realtid och ersätter dagens manuella system, förklarar Fredrik Andersson Carlö. 

Bekämpa momsbedrägerier 

Den digitala omställningen innebär inte bara effektivare momsrapportering, utan är också ett kraftfullt verktyg för att bekämpa momsbedrägerier. Dessa har historiskt kostat EU över 50 miljarder euro om året, men har de senaste åren krympt kraftigt, bland annat tack vare införandet av transaktionsbaserad rapportering i utsatta länder. Genom att kräva transaktionsbaserad rapportering kan myndigheterna få bättre insyn i momsflöden och minska risken för bedrägerier. 

– E-fakturering gör inte bara momsrapporteringen enklare, utan är tillsammans med den transaktionsbaserade rapporteringen ett kraftfullt verktyg mot kriminella nätverk. Det ger oss möjlighet att agera snabbare och stoppa felaktiga utbetalningar, säger Fredrik Andersson Carlö. 

Många fördelar med e-fakturering 

Dessutom finns stora ekonomiska fördelar för företagen själva. Beräkningar från Norge visar att e-fakturering kan spara miljarder genom effektivare processer och minskad administration, inte minst om e-faktureringsnätverken används för att automatisera andra processer, som inköp och logistik. 

– Svenska företag har mycket att vinna. Vi ligger efter Norge och Finland, som redan har en hög andel e-fakturering. Med ViDA kan vi komma i kapp och spara stora summor, tillägger Fredrik. 

Det finns utmaningar 

Trots de många fördelarna finns det även vissa utmaningar. För mindre företag, som kanske inte redan använder e-fakturering, innebär reformen en viss investering i nya system. Det finns också tekniska frågor som ännu inte är helt lösta, såsom hur olika nationella e-faktureringssystem ska kommunicera med varandra. 

– Det finns en del osäkerheter, exempelvis hur systemen ska standardiseras på EU-nivå. Men det är frågor vi hoppas få klarhet i innan 2030, säger Fredrik. 

Sverige har inte beslutat om obligatorisk e-fakturering för inhemska transaktioner. Skatteverket förespråkar en nationell implementering av e-fakturering senast samtidigt som ViDA träder i kraft.  

– Med nationell transaktionsbaserad rapportering och obligatorisk e-fakturering skulle vi kunna minska momsbedrägerier och skapa en mer rättvis konkurrensmiljö för företagen. Om Sverige å andra sidan halkar efter i den här utvecklingen riskerar vi att bli ”svaga länken” för momsbedrägerier och svenska företag riskerar att tappa konkurrenskraft gentemot företag i länder som implementerar transaktionsbaserad rapportering och obligatorisk e-fakturering tidigare, betonar Fredrik. 

Vad kan företag göra för att förbereda sig? 

– Att börja implementera e-fakturering redan idag ger företag en fördel och säkerställer en smidigare övergång till de nya reglerna. Framtiden är digital, och ViDA-reformen är bara början. Undersök vilka e-faktureringslösningar som finns tillgängliga och börja implementera dem. För småföretag kan gratis- eller lågkostnadslösningar vara en bra början, säger Fredrik och tillägger att företag som redan använder elektroniska affärssystem (EDI) bör säkerställa att de uppfyller de standarder som krävs enligt ViDA.