Enkäten har gått ut till de ledande programleverantörerna inom redovisning och svar har lämnats av följande företag:

• Fortnox
• Visma
• Björn Lunden
• Accountor Finago
• Wolters Kluwer
• Hogia
• Edison
• Accountec

Bland de mest diskuterade frågorna är hur programleverantörerna behandlar data från sina kundföretag och vem som äger och ansvarar för data i en molnbaserad miljö. Dessa frågor har därför varit i fokus i undersökningen och utgångspunkten är relationen mellan programleverantörer och redovisningsbyråer.

Fråga 1 – Hur används kunddatabasen?

I en molnbaserad miljö har programleverantören tillgång till en databas med alla kundföretags data. Undantag i undersökningen är Edison som inte arbetar molnbaserat utan är lokalt installerat hos varje användare. För övriga leverantörer uppger alla utom Accountec att man använder databasen för att utveckla och optimera sina egna produkter, det vill säga för sin egen interna produktutveckling och statistik över hur användarna utnyttjar olika funktioner.

I vissa fall kan även databasen användas av andra företag och då främst för att integrera tjänster som kunden använder från externa parter med redovisningsprogrammet. Detta kan till exempel ske hos Fortnox som samverkar med några utvalda underleverantörer både inom och utom den egna koncernen. Även Hogia och Wolters Kluwer har sådana samarbeten med externa underleverantörer, och det framgår för alla som använder externa kopplingar i avtalen vilka underleverantörer som kan ingå i denna typ av samarbeten. Visma och Björn Lunden är tydligast och anger öppet i användarvillkoren att inte någon extern användning av databasen kan förekomma.

En effektiv och kundanpassad teknikutveckling är en fördel för branschen och därför kan databasen utgöra en viktig utgångspunkt för att utveckla och förbättra funktionaliteten i programvarorna. Det är dock viktigt att man är transparent och tydlig med hur databasen används för att undvika både problem och missförstånd hos användarna. Om databasen kan användas av externa företag är det därför bra att tillämpa en sådan lösning som Hogia och Wolters Kluwer gör, genom att tydligt kommunicera vem som kan använda databasen eller kräva godkännande från användaren för extern användning.

Fråga 2 – Erbjuder leverantören konkurrerande tjänster?

En grundläggande fråga här är förstås hur konkurrerande tjänster definieras – det kan vara fråga om direkt konkurrens med de tjänster som redovisningsbyrån själva utför eller att programleverantören säljer tilläggstjänster som byrån skulle kunna erbjuda sina egna kunder, t ex inkassoservice. Det finns även en form av konkurrens som uppstår genom att moderna programvaror kan automatisera arbetsuppgifter som byrån tidigare har utfört manuellt för sina kunder, men sådan teknikutveckling avses inte som konkurrerande tjänster här utan är en naturlig del av arbetets och branschens utveckling.

På frågan om konkurrerande tjänster är programleverantörerna tydliga i sin kommunikation och majoriteten betonar att man främst erbjuder ett verktyg för byråns arbete med sina egna kunder. Björn Lunden är tydligast och anger i sina licensavtal att det är byrån som har alla rättigheter till de kunddata som finns i databasen samt att sälja tjänster till sina kunder. Även Wolters Kluwer anger i sina avtal att det är användaren som äger sina data

För de båda största Fortnox och Visma kan förhållandet ibland bli mera komplicerat genom att man även kan ha slutkunder som användare, till exempel när ett företag använder deras program för fakturering och har en egen licens för det. Då uppstår en egen koppling mellan programleverantör och slutkund som kan upplevas konkurrerande för byrån, men som i normalfallet inte bör störa byråns kundrelation. En skillnad på detta område är att Fortnox och Visma är tydligare än de övriga med att man vänder sig mot både byråer och företag, vilket kan upplevas som viss konkurrens om man erbjuder tjänster till ett företag som byrån också arbetar mot. På en öppen marknad är sådana situationer i sig naturliga men det är samtidigt viktigt att programleverantörerna är tydliga i sina licensavtal med att man inte aktivt bearbetar byråns kunder med konkurrerande lösningar.

Fråga 3 – Hur får man ut data om avtalet har avslutats?

Om licensen upphör av något skäl uppstår ett problem för kunder som har sina data i molnet genom att åtkomsten upphör samtidigt som den lagstadgade arkiveringsplikten kvarstår. För Edison är detta inte något problem eftersom data inte lagras i molnet utan lokalt, men för övriga programvaror i molnet uppstår detta problem. Alla program kan exportera SIE-filer, men det räcker inte eftersom det även krävs till exempel systemdokumentation och behandlingshistorik för att uppfylla bokföringslagens krav.

Bäst lösning på detta område har Visma som ger möjlighet att läsa sina tidigare lagrade data upp till 7 år efter att licensen har avslutats, det vill säga under hela den lagstadgade arkiveringstiden. I övriga system finns utöver export av SIE-filer olika begränsningar i tiden att hämta ut sina kunddata för att uppfylla den lagstadgade arkiveringsplikten när licensen upphör eller vid ett systembyte. Detta är inte tillfredställande och alla moderna programvaror bör ha en tydlig och enkel lösning för att användaren ska kunna uppfylla den lagstadgade arkiveringsplikten även efter att licensen har upphört.

Slutsatser

Alla programleverantörer erbjuder bra och funktionsrika lösningar som ger effektiv byrådrift, men som användare är det väsentligt att analysera även andra faktorer. Hur kunddata hanteras, policy för kundkontakten och hur kraven på arkivering kan uppfyllas om licensen upphör är viktiga frågor att ta ställning till, och samtidigt inom områden där programleverantörerna kan bli tydligare och förbättra sin produkt. Alla programvaror är i grunden bra men man kan alltid bli bättre!

Text: Mikael Carlson, rådgivningsexpert och Lali Fjellström, branschansvarig redovisning hos Srf konsulterna