I vägledningen Bokföring är det punkterna 3.8 och 3.9 som tillåter bokföring en gång per år. En av förutsättningarna som finns med i båda punkterna är att det normalt får förekomma högst 50 verifikationer som avser sammanlagt högst 250 affärshändelser per räkenskapsår.

Begreppen verifikation och affärshändelse finns definierade i det första kapitlet i vägledningen. En affärshändelse är alla förändringar i storleken och sammansättningen av ett företags förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. En verifikation är de uppgifter som dokumenterar en affärshändelse eller en vidtagen justering i bokföringen.

Utifrån definitionerna kan man tycka att det alltid borde finnas lika många verifikationer som affärshändelser. Det normala är också att det finns en verifikation per affärshändelse. Skulle något vara mer än det andra synes det kunna finnas fler verifikationer eftersom en verifikation också kan dokumentera vidtagna justeringar. Något som alltså inte ses som affärshändelser.

I vilka fall kan då antalet affärshändelser överstiga antalet verifikationer?

I vägledningen ges ett exempel på när skillnad uppkommer mellan antalet verifikationer och affärshändelser. Det är när ett företag får upprätta gemensam verifikation. Då dokumenterar verifikationen flera affärshändelser. När gemensam verifikation kan användas framgår av kapitel 6 i vägledningen.

Är då gemensam verifikation enda gången det kan bli skillnad mellan antalet verifikationer och antalet affärshändelser? Hur är det med till exempel en samlingsfaktura? Om ett företag gör inköp vid fem olika tillfällen och får en samlingsfaktura för detta. Ska det då räknas som en verifikation för fem affärshändelser?

I vägledningen finns regler för när flera affärshändelser, som inte får dokumenteras genom gemensam verifikation, får bokföras och presenteras i en bokföringspost (punkterna 2.9-2.11). Detta får till exempel ske för affärshändelser som ingår i en kontokortsfaktura eller en samlingsfaktura. Men av regeln tydliggörs att det rör sig om flera affärshändelser som dokumenteras genom flera verifikationer. Det är bokföringsposten (ett begrepp som också definieras i första kapitlet) som blir en antalsmässigt.

En samlingsfaktura torde med andra ord inte leda till att det finns färre verifikationer än affärshändelser. Detta även om samlingsfakturan kan bokföras som en bokföringspost. Eftersom kriteriet är antalet verifikationer och inte antalet bokföringsposter blir min slutsats att vid en strikt läsning av begränsningarna för att det ska tillåtas att bokföra en gång per år kan inte mitt exempel ovan räknas som en verifikation med fem affärshändelser.

Jag tror däremot att många räknar antalet verifikationsnummer. Man kan också fråga sig om det var BFNs avsikt? Finns det kanske till och med goda argument för att tänka på det sättet? Det synes ju inte helt ologiskt att anta att antalet verifikationsnummer är lika med antalet verifikationer. Enligt bokföringslagen ska också en verifikation inkludera ett verifikationsnummer. Jag kan tycka att det är en mer logisk tolkning att räkna verifikationsnummer och påstå att det är lika med antalet verifikationer.

Jag kan säga att jag inte gillar min egen slutsats två stycken ovan. Det är svårt för användare att förstå att det är skillnad på bokföringsposter och verifikationer. Jag skulle hellre vilja tolka reglerna så att det är verifikationsnummer som ska räknas. Men det krävs en bra argumentation. Jag brukar alltid framhålla att det är viktigt att läsa definitionerna. Om man tror att man vet vad något betyder är det lätt att tillämpa en regel felaktigt.

Och så något om gränsöverskridande transaktioner

Enskilda näringsidkare får ibland senarelägga bokföringen till dagen för inlämnande av inkomstdeklarationen. Ett kriterium för det är att företaget inte utfört sådana gränsöverskridande transaktioner inom EU som avses i 26 kap. 33 a § andra stycket skatteförfarandelagen.

Vad gäller gränserna 50 verifikationer och 250 affärshändelser används ordet ”normalt” i BFNs vägledning. Det gör det inte då det gäller EU-inköp. Har man ett EU-inköp måste redovisningen ske senast 60 dagar efter utgången av räkenskapsåret. Då ska även redovisningen av moms lämnas in tidigare.

Vad gör vi nu?

Reglerna skrevs för att företagen skulle kunna anpassa tidpunkten för bokföring med tidpunkten för redovisning av moms. De kriterier som BFN sätter upp leder däremot till att många företag som har rätt att redovisa moms på årsbasis (eller kvartalsvis) ändå måste bokföra vid fler tillfällen än då momsredovisning ska lämnas. BFN har helt enkelt satt ribban för bokföring högre.

Som framgår av artikeln är det inte alltid helt lätt att veta vilken höjd BFN har lagt ribban på. Även om jag framför i artikeln att jag tycker att en rimligare tolkning kan vara att räkna verifikationsnummer än verifikationer tycker jag också att löpande bokföring är viktigt. Det är därför bättre att vara försiktigare i sin tolkning kring när bokföring en gång per år är ok. Försök istället förmå kunderna att bokföra kvartalsvis.

I sammanhanget ska noteras att den ändring som gjordes i bokföringslagen 2010 och som har föranlett BFNs ändrade regler om tidpunkten för bokföring benämns som förenklingsregler. Eftersom de inte är helt synkroniserade med mervärdesskattelagen kan det vara lätt att gå fel. Det finns tyvärr allt för många exempel på när lagstiftningar inte samspelar. Det som ska vara enkelt enligt ena lagen blir inte det för att en annan lag sätter stopp för handlandet. Här har vi något som organisation att jobba på. Vi måste sträva efter verklig förenkling!