Tydliga rutiner för överlämning av räkenskapsinformation – allt viktigare i den digitala världen

Tydliga regler – men otydlig praktik

Enligt Bokföringslagen ska räkenskapsinformation såsom verifikationer, huvudbok, verifikationslistor, bokslutsunderlag m.m., sparas i sju år. Tidigare, när dokumentationen satt i en pärm som överlämnades till kunden vid bokslut, var detta konkret och överskådligt.

– I dag, när mycket sker digitalt, är det inte lika självklart vad som ska lämnas över till kunden och vad kunden själv ansvarar för att säkerställa åtkomst till under arkiveringstiden, säger Camilla Boije, Kvalitetschef på Srf konsulterna.

Kunden har ansvaret – men vet inte alltid om det

Det är alltid kunden som ansvarar för att bokföringslagen följs. Men i praktiken är det långt ifrån alla företagare som känner till vad det innebär.

Även om ansvaret ytterst ligger hos kunden, har redovisningskonsulten en central roll. Kunden anlitar ofta en konsult just för att få hjälp med att följa lagar och regler och då är det också konsultens ansvar att informera kunden om kravet på att spara räkenskapsmaterialet i sju år.

Sätt tydliga rutiner

För att säkerställa att kundens räkenskapsinformation hanteras korrekt behöver det finnas tydliga rutiner.

Det kan till exempel innebära att redovisningskonsulten lämnar ut bokslutsdokumentation i samband med att bokslutet är klart, exempelvis som PDF, eller att konsulten på annat sätt säkerställer att kunden har åtkomst till dokumentationen och vet att den ska sparas.

– I vissa fall kan det vara en bra lösning att byrån ansvarar för arkiveringen. Det kan till exempel vara när omfattningen på material är stort och det är enklare att det ligger kvar i systemen. Då behöver det vara tydligt reglerat i ett avtal, säger Camilla Boije.

Oavsett vilken lösning som väljs är det avgörande att ansvarsfördelningen är tydlig. Annars finns en risk att information går förlorad och att kunden inte uppfyller lagens krav.