Det är extra mycket att tänka på kring årsskiftet när det gäller företagets lönehantering. Eftersom det är arbetsuppgifter som bara görs en gång per år ställer det även extra krav på förberedelser och noggrannhet.

I denna artikel kommer enbart ett fåtal punkter att tas upp. Listan är alltså långt ifrån komplett. Det är lämpligt att på varje företag själv göra en lista med olika åtgärder och uppgifter som ska göras kring årsskiftet. Eftersom det är arbetsuppgifter som bara görs en gång per år är det också lätt att glömma av dem eller hur de ska hanteras.

Nya skatteuppgifter

För att underlätta arbetsgivarens hantering av sina anställdas skatteavdrag kommande inkomstår har Skatteverket maskinella frågerutiner mot centrala skatteregistret, så kallad CSR-förfrågan. Nu kan man göra CSR-förfrågan via Skatteverkets e-tjänst. För detta krävs en e-legitimation. Med hjälp av e-tjänsten kan man alltså skicka in och hämta svaret på CSR-förfrågan via internet.

Svar på CSR-förfrågan får man normalt inom två-tre dagar. Gäller förfrågan kommande år lämnas svaret efter att preliminärskatteuppgifterna för de anställda är klara. Preliminärskatteuppgifter för kommande år blir normalt klara efter mitten av december. Tänk på att det endast är de uppgifter som finns i början av året som kommer med i CSR-svaret, det vill säga endast vad som framgår på ett beslut om preliminär A-skatt (en A-skattsedel). Jämkningar som har gjorts under året kommer inte med i CSR-svaret. Personer som har blivit skatteregistrerade från 1 november året före innevarande år eller under innevarande år kommer inte heller med i CSR-svaret.

Nya skattebelopp

I december beslutar Riksdagen om nästa års skattebelopp. Beloppen framgår av de skattetabeller som arbetsgivare ska göra skatteavdrag efter vid varje utbetalningstillfälle. Om du hanterar dina löner med hjälp av ett löneprogram finns de nya skattebeloppen inlagda i det nya årets programversion.

Ibland är arbetsgivaren skyldig att dra av ett högre belopp i skatt än vad som framgår av skattetabellen. Detta gäller om arbetsgivaren inte har fått besked från Skatteverket om vilket skatteavdrag som ska göras och den anställde, trots att du begärt det, inte har visat upp sitt beslut om preliminär A-skatt 
eller visat ett intyg eller beslut från Skatteverket om att inget skatteavdrag ska göras 
eller visat ett beslut om särskild beräkningsgrund. 
Dra i dessa fall av 110 procent av beloppet som framgår av den skattetabell som gäller för den ort där arbetsgivaren hör hemma.

Under januari kan du använda föregående års skattetabell när du beräknar skatteavdrag. Det kan bli aktuellt om du före löneutbetalningen inte hunnit ta reda på arbetstagarens skattetabell eller om han eller hon inte hunnit skaffa ett beslut om preliminär A-skatt att visa dig.

Uppdatera programvaran

Hanterar du löneberäkningen och utbetalning av löner med hjälp av dator så ska normalt programvaran uppdateras innan första löneutbetalningen på det nya inkomståret. Detta gäller i vart fall om det är persondatorbaserade system. Anledningen är dels att de nya skattebeloppen är inlagda, dels att det också kan vara andra programnyheter och korrigeringar i den nya årsversionen. Tag kontakt med din programvaruleverantör om du är osäker på vad som gäller.

Löneskulder kan minskas

Finns det personer som är långtidsfrånvarande, till exempel på grund av sjukdom eller tjänstledigheter av olika slag, kan dessa vara skyldig arbetsgivaren lön på grund av eftersläpande frånvaroavdrag. Kommer den anställde åter i tjänst i år korrigeras automatiskt skulden, vilket dock medför att den första månadens lön blir reducerad eller kanske rent av noll. Kommer personen däremot inte i tjänst i år och om löneskulden har uppstått i år kan löneskulden minskas om preliminärskatten räknas om. Förutsättningen är dock att nettoskulden betalas in till arbetsgivaren av den anställde innan årsskiftet.

Omräkningen av skatten går till så att man räknar om lönerna och lägger första frånvaroavdraget på den lön då frånvaron uppstod. Det innebär att den beskattningsbara inkomsten minskar vilket innebär lägre skatteavdrag. Mellanskillnaden kan tillgodogöras den anställde vilket medför att frånvaroskulden minskar med samma belopp. Observera dock att detta endast kan göras om den anställde betalar in skulden innan årsskiftet. Betalas inte skulden in ska personen beskattas för den högre lönen och det är den inkomsten som ska redovisas på kontrolluppgiften.

Ett gott råd är att särskilt informera de anställda som är frånvarande och som har en skuld beroende på eftersläpande frånvaroavdrag. Anledningen är att de anställda inte alltid är medvetna om att de är skyldiga pengar. Även om lönespecifikationen har uppgifter om ersättningar och avdrag framgår det inte alltid med tydlighet att de har en löneskuld. Informationen om löneskulden bör göras skriftligt, gärna med en kvittering från de anställda att de har mottagit handlingen.

Kontrolluppgifter innan 31 januari

Arbetsgivare som betalar ut er-sättning eller ger förmåner till anställda ska lämna en kontrolluppgift till både Skatteverket och den som får ersättningen. I kontrolluppgiften ska uppgifter om skatteavdrag, lön, arvoden och andra skattepliktiga inkomster av tjänst lämnas.

Kontrolluppgiften är en för-utsättning för att den anställde ska få rätt förifyllda uppgifter i den inkomstdeklaration han eller hon får i april och för att få sin preliminära skatt tillgodoräknad. Därför är det mycket viktigt att alla siffror och personuppgifter är korrekt ifyllda på kontrolluppgiften. Kontrollera att beloppen vad gäller inkomster, förmåner, avdragen skatt med mera stämmer med uppgifterna i arbetsgivardeklarationerna för året. Detta är ett av de vanligaste misstämningarna enligt Skatteverket.

Lämna kontrolluppgiften för det gångna året senast den 31 januari året efter, till både arbetstagaren och Skatteverket. Kontrolluppgiften ska lämnas elektroniskt till Skatteverket medan uppgifterna kan lämnas på blankett KU10 (SKV 2300) till den asntällde. Det går också bra att lämna kontrolluppgiften till den anställde på sista lönebeskedet för året.

Reseräkningar över årsskiftet

Normalt lämnas reseräkningar för gjorda tjänsteresor i efterskott. Det kan innebära att reseräkningar för resor under december betalas ut i januari året därpå. Skulle de skattefria beloppen för traktamenten och bilersättningar ändras mellan åren gäller att det är de belopp som gäller för det år då resan genomfördes som ska betalas ut.

Nya löner, ob-tillägg med mera

Om nya lönebelopp gäller från januari och frånvaroavdrag ska göras för månaden innan, ska avdragsbeloppen beräknas efter den lön som gällde då frånvaron inträffade. På samma sätt som med nya lönebelopp gäller att det är de belopp för till exempel OB-tillägg som gällde för december som ska betalas ut i januari.

Kartlägg löner

Alla arbetsgivare med minst 25 anställda är skyldiga att vart tredje år kartlägga och analysera löneskillnader mellan män och kvinnor. Det innebär att om det var 2013 som detta senast gjordes senast är det dags nu igen 2016. I lönekartläggningen ska arbetsgivaren bedöma om löneskillnader mellan kvinnor och män som utför lika eller likvärdigt arbete har direkt eller indirekt samband med kön. Det handlar med andra ord om att gå igenom att löneskillnader är sakliga ur ett jämställdhetsperspektiv. Det finns bra informationsmaterial att ladda ner från diskrimineringsombudsmannens hemsida.

Se över arbetsmiljörutinerna

Alla arbetsgivare ska varje år göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM). Uppföljningen kan vara lämpligt att göra i början av januari. Syftet är att se hur företaget har arbetat med arbetsmiljöarbetet. Uppföljningen kan leda till att det behövs göras förbättringar av arbetssättet. Uppföljningen ska dokumenteras skriftligt om det finns minst tio
arbetstagare i verksamheten.

Arkivera och rensa ut

Räkenskapsinformation måste sparas i sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Det innebär samtidigt att räkenskapsinformation som är äldre kan rensas ut. En vanlig fråga är vad som räknas som räkenskapsinformation när det gäller lönematerial. Ska till exempel lönespecifikationer och tidrapporter sparas i sju år? Frågan besvaras genom att bedöma om handlingen är underlag för en bokföringstransaktion, till exempel en utbetalning. För anställningsavtal kan arkiveringstiden behöva vara betydligt längre än sju år eftersom anställningsuppgifterna kan vara underlag för framtida pensionsutredningar.

Kom i håg
Gör CSR-förfrågan
Uppdatera programvaran
Kontrollera eventuella löneskulder
Räkna frånvaroavdrag och ersättningar på rätt belopp
Lämna kontrolluppgifter senast 31 januari
Gör lönekartläggning om det är tre år sedan sist
Se över arbetsmiljörutinerna
Arkivera och rensa ut lönematerial