Förändra lite i taget

Förändring sägs vara det enda konstanta och sker antingen genom externa faktorer som du själv inte kan styra över, eller så agerar du proaktivt och driver själv på förändringen.

– Att genomföra stora förändringar i ett slag kan skapa stor stress och oklara resultat. Små, regelbundna justeringar leder till större och mer hållbara förändringar med mindre stress. 30 minuters konsekvent förändringsarbete per vecka räcker långt, säger Helen Dooley, Chief Commercial Officer, CR Payroll.

Våga göra misstag

Helen Dooley som hjälper företag på Irland, i Storbritannien och världen över med alla typer av lönehantering menar att det finns några förhållningsregler att förhålla sig till när du driver ett förändringsarbete. En viktig regel är att våga göra misstag.

– Det farligaste är inte personal som någon gång begår misstag. Det är personal som slutar ställa frågor och inte kan hantera eller driva förändring, menar Helen Dooley.

Dokumentera förändringen

En annan viktig regel är att dokumentera det som bör förändras, varför det bör förändras och vad som bör göras.

– När din kartläggning är klar och du har bedömt riskerna som är förenade med dagens läge är det dags att fundera på nästa steg. Vänta med att kommunicera förändringen innan du bestämt vad som ska göras, säger Helen Dooley och fortsätter:

– Du ska naturligtvis stämma av med, och ta hjälp av, dina kollegor och ditt nätverk under resans gång. Men ta inte problemet vidare uppåt innan du har lösningsförslag formulerade.

Kommunicera internt

När du bestämt vilka förändringar du vill göra och har en idé om hur det ska gå till är det dags att identifiera vilka i företaget du behöver kommunicera med. Fundera också på hur det ska sägas.

Låt oss anta att du vill börja använda AI-stöd och därför behöver införa en process för att maximera fördelarna med AI för din avdelning och resten av företaget.

– Fundera på vad som är viktigt att framföra. Ekonomiavdelningen vill säkert veta hur mycket pengar ditt förslag sparar och vad det kostar att införa AI. HR vill veta hur AI kan underlätta deras arbete och hur det påverkar de anställda. Gör sedan budskapet lätt att förstå för varje person och avdelning. Budskapet ska framföras på deras språk, konstaterar Helen Dooley och fortsätter:

– Testa AI för att få hjälp att formulera dig. Men se fortfarande AI som en väldigt smart praktikant som behöver guidning och gränser för att lyckas.

Vem ska berätta?

När du har satt budskapet och anpassat det till lyssnarna är det dags att fundera på vem som ska framföra budskapet för att det ska få bäst effekt. Någon annan kanske är mer lämpad än du?

– Var ödmjuk i förändringsprocessen och använd dina och andras styrkor på det sätt som passar dem, dig och företaget bäst. När människor känner sig bekväma med att säga eller göra något blir det väl genomfört. Människor som kommunicerar vad som behöver förändras är också mer motiverade att delta i själva förändringsarbetet, menar Helen Dooley.