Att bokföringslagen moderniseras genom att kravet på att räkenskapsinformation ska sparas i sin ursprungliga form tas bort är ett väldigt efterlängtat förslag som kommer göra att företagen sparar både tid och pengar. Säkert har du sett många glada tillrop med kvitton som kastats när regeringen beslutade om lagrådsremissen. Att det här är en viktig förenkling är självklart, men lika självklart är det att företagen måste ha bra underlag för sin bokföring även om papperskvittot kastats. Det är därför viktigt att veta vilka krav som ställs i den föreslagna lagstiftningen för att företaget ska kunna kasta kvittot.

Överföringsregeln i bokföringslagen

Regeln finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen och det är där som en ändring föreslås. Ändringen innebär att företaget kan förstöra en pappershandling eller en elektronisk handling om räkenskapsinformationen överförs till en annan pappershandling eller elektronisk handling. Regeln är formulerad så att den omfattar alla överföringar av information mellan handlingar, och inte bara överföringar mellan olika material.

Det införs ett förtydligande om att handlingarna endast får förstöras om överföringen inte innebär någon risk att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Det kravet finns redan i dag men är då utryckt som att överföringen ska ske på ett betryggande sätt. I den föreslagna ändringen införs också ett krav på att handlingarna endast får förstöras ”om överföringen med hänsyn till tekniska metoder, organisatoriska åtgärder och övriga omständigheter inte innebär risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner”.

Vad menar regeringen med det?

Av propositionen (sidorna 43–45) framgår följande:

”Bedömningen ska göras med hänsyn till bl.a. tekniska metoder och organisatoriska åtgärder. Jämfört med den hittillsvarande lydelsen tydliggörs det att det företag vars räkenskapsinformation det gäller ansvarar för att såväl de tekniska lösningarna för överföringarna som organisationen kring överföringarna utformas på ett sådant sätt att det inte föreligger risk för att räkenskapsinformationen ändras eller går förlorad. Det kan handla om säkerhet och kontrollfunktioner i den programvara och den utrustning som används för överföringar, rutiner och instruktioner för överföringarna eller kontrollfunktioner. Om arbetet med överföringar är utlagt på en extern aktör, såsom en inskanningscentral, måste företaget försäkra sig om att de överföringar som görs för företagets räkning genomförs i enlighet med bestämmelsen. Hur ett företag bör organisera och genomföra överföringar av räkenskapsinformation får bedömas från fall till fall och kan antas variera beroende på exempelvis verksamhetens storlek och komplexitet.”

Vidare framgår:

”Av 5 kap. 11 § följer att ett företag, om det behövs för att ge överblick över systemet, ska upprätta systemdokumentation med beskrivningar av de tekniska metoder och organisatoriska åtgärder m.m. som har införts för att överföringar ska kunna genomföras utan risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner.”

Bokföringsnämnden och god redovisningssed

Bokföringslagen är en ramlag och bokföringsskyldigheten ska fullgöras på ett sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Det är Bokföringsnämnden som ansvarar för att utveckla den goda redovisningsseden och när det gäller arkivering av räkenskapsinformation har Bokföringsnämnden beskrivit vad lagen innebär i det allmänna rådet BFNAR 2013:2 Bokföring. Det allmänna rådet kommer att behöva uppdateras nu när lagen ändras. Det blir intressant att se vad Bokföringsnämnden kommer att skriva om vad företagen behöver göra för att säkerställa tekniska lösningar och ha de organisatoriska förutsättningarna. Det är naturligtvis viktigt att det ska vara möjligt att uppfylla kraven oavsett om det handlar om ett litet eller ett stort företag.

Konsulter får en viktig roll

Att överföringen sker på ett sådant sätt så att inga uppgifter försvinner är viktigt för granskande myndigheter som Skatteverket och Ekobrottsmyndigheten. Men lika viktigt är det för företagen som behöver bra och korrekta underlag för bokföringen. Har ett kvitto eller en faktura kastats är originalet borta. Om till exempel bara framsidan av en faktura skannas in men inte baksidan har företaget inte överfört alla uppgifter om affärshändelsen och har därmed inte följt bokföringslagen.

Här kommer lönekonsulten och redovisningskonsulten att ha en viktig roll att hjälpa företaget sätta upp bra rutiner så att överföringen görs på ett korrekt sätt!

Modernare språk

Kanske har du i texten reagerat på orden ”pappershandling” och ”elektronisk handling”? Är det verkligen begrepp som används i bokföringslagen? Nej, det stämmer, de har inte använts tidigare. Bland förslagen finns ändringar som syftar till att lagtexten ska använda ett enklare och tydligare språk. Att använda begreppet ”pappershandling” i stället för ”dokument” var till exempel något vi på Srf konsulterna framförde i vårt remissvar och som vi fått gehör för.

Ett annat ord som föreslås bytas ut är uttrycket ”maskinläsbart medium” som används när något kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med ett tekniskt hjälpmedel. Det som avses är elektroniskt lagrad information. I propositionen skriver man att uttrycket maskinläsbart medium är ålderdomligt och för tanken till ett fysiskt lagringsmedium, som en hårddisk eller ett USB-minne. Elektronisk räkenskapsinformation kommer i dag normalt in till ett företag genom en direkt elektronisk överföring. I stället används ”elektronisk handling” för räkenskapsinformation som lagras elektroniskt. Ordet ”maskinutrustning” ersätts också med ”utrustning”.

När föreslås reglerna träda i kraft och vad gäller då?

Reglerna föreslås träda i kraft den 1 juli 2024. Vad gäller då för alla papperskvitton och pappersfakturor som fotats eller skannats in tidigare? Jo, de kan också kastas under förutsättning att överföringen skett i enlighet med de nya reglerna. Överföringen ska alltså ha gjorts på ett sådant sätt att räkenskapsinformationen inte förändrats eller försvunnit.