Lön

GDPR och lönespec

När den nya dataskyddsförordningen börjar tillämpas i slutet på maj ställer det tydligare krav på personuppgiftsbehandlingen även hos lönesystemleverantörerna. I Srf Lönsam har arbetet med GDPR pågått under en längre tid för att ta fram en branschkod. En branschkod är riktlinjer kring den praktiska hanteringen av GDPR och utgår från personuppgiftsbehandling i löneprocessen.

Text: Zennie Sjölund •

5 april 2018

Enligt GDPR så kan en branschkod, eller uppförandekod som det benämns där, dock tidigast godkännas efter den 25 maj av Datainspektionen, så den får vi vänta lite på. Det innebär inte att det stiltje kring lön och GDPR. Det finns mycket att göra, och lönesystemleverantörera likväl som alla andra företag har fullt upp. En fråga som alltid dyker upp när GDPR kopplas ihop med lön är den hur man ska hantera lönespecifikationerna. Och här finns det olika lösningar. Lönesystemleverantörer erbjuder flera olika varianter, vissa att det finns möjligheter till olika lösningar för samma företag beroende på vilka förutsättningar och villkor som gäller där.

Lönespec via mejl

Så vad gäller egentligen, får man skicka lönespecifikationer via mejl? Och vad finns det för alternativ? Mejl anses inte vara en säker kommunikationskanal, säkerhetsexperter jämför säkerhetsnivån för ett mejl med ett vykort. Så svaret är egentligen nej. Det finns möjligheter att säkra upp sin mejl-server, man kan kryptera dokument men det kräver att en IT- expert har sett över de förutsättningar som gäller för den egna organisationen och mottagare. Ingen rekommenderar idag att skicka lönespec via mejl. Det gäller alltså att se över alternativen. Det finns systemleverantörer som kommer att stänga av möjligheten till att skicka lönespec via mejl och på sikt är det ingen högoddsare att mejlen kommer att vara utrangerad som distributionskanal.

Webportal

Att använda sig av en webportal för information till de anställda är vanligt förekommande. Det innebär att det krävs en inloggning för att komma åt sina uppgifter och där läggs även lönespecen. Det finns olika lösningar som tex rollbaserade system för lön i molnet som nås via inloggning i webbläsaren. Det innebär att tillgång till personlig information beviljas endast till en användare som har registrerad behörighet. Exempel: När en lönespecifikation är redo så notifieras den anställde via e-postavisering med en länk till företagets webbportal. Via länken kan den anställde logga in som behörig användare för att se sin lönespecifikation. Ingen personlig information förekommer i e-postaviseringen. Ofta finns det en app kopplad till webportalen.

Nedan finns länkar till information för Srf Lönsams medlemmars portallösningar

Det finns även företag som erbjuder förmånsportaler som samlar företagets informationsbehov dvs en leverantör som är oberoende av koppling till en specifik lönesystemleverantör. I det ingår integration av lönespecifikationer.

Lönesystemleverantörer med koppling till Benify; Aditro, Visma Enterprise, Hogia, HRM Software

Lönesystemleverantörer med koppling till MyBenefit; Aditro

Lönespecifikations app

Appar är ofta ett komplement till andra lösningar och finns för olika typer av smartphones. Idag är en app en enkel sak att hantera för de flesta och lönespecen blir lättillgänglig. Det finns olika varianter av appar och de flesta innehåller uppgifter om lönen som ska betalas ut, månadens händelser som exempelvis komp- och övertid, sin skatt samt alla sina ackumulerade uppgifter och semestersaldon.

Nedan finns länkar till information för Srf Lönsams medlemmars appar

Digital brevlåda

Ett alternativ är att använda sig av digital brevlåda där det finns olika leverantörer. Min Myndighetspost innefattar bara brev från Skatteverket, Försäkringskassan och annan offentlig post digitalt. Många systemleverantörer har en möjlighet att skicka lönespec via Kivra, E-bos eller Digimail. Det finns olika förutsättningar bland leverantörerna, en stor är att Kivra skickar all post från de företag som de har anslutna direkt till dig, genom Digimail väljer man vilken post som ska komma via brevlådan och E-boks kräver ett samtycke från den som ska få posten för vilka företag som får skicka post den vägen. Det är alltså inte bara lönespecen som den anställde kan eller kommer att få via den digitala brevlådan, där är det viktigt att informera de anställda kring villkoren.

Kivra, som bland annat ägs av ett investmentbolag och Wallenbergstiftelserna. Lönesystemleverantörer med koppling till Kivra: Hogia, DataVara, PE Accounting, HRM Software, Visma, Kontek, Flex HRM, Aditro
Digimail, som är delägt av norska postföretaget Bring
E-boks, där Postnord är en av ägarna. Lönesystemleverantörer med koppling till E-Boks: DataVara

Via Strålfors, som är en del av PostNord, finns möjlighet att distribuera lönespecar.

Lönesystemleverantörer med koppling till Strålfors: Aditro, Visma Enterprise, Hogia, HRM Software

Lönespec via bank

Ett alternativ för distribution av lönespec är att banken sköter den.

Lönesystemleverantörer med koppling till Nordea: Aditro, Visma Enterprise

Lönesystemleverantörer med koppling till Swedbank: Aditro, Hogia, Visma Enterprise

Lönesystemleverantörer med koppling till Danske Bank: Visma Enterprise

HRM Software kan skicka med PDF:er med bankfilen så att banken kan skicka vidare.

Övrig GDPR information

Lönespecen är en del av den praktiska GDPR-hanteringen som behöver ses över men det kommer att medföra fler förändringar. Det är viktigt att i arbetet kring GDPR ta till sig informationen som lönesystemleverantörerna delger. Hur de olika lönesystemleverantörerna arbetar med GDPR kan du läsa om här:

Aditro-Information och webinarer som är riktade enbart till kunder

Srf Lönsam är en samverkan mellan Srf konsulterna och Sveriges ledande lönesystemleverantörer;
Visma Agda, PE Accounting, Nmbrs, Caspeco, Hogia, SoftOne, Bluegarden, DataVara AB, Kontek, Unit4, HRM Software, Agrando, Fortnox, Flex, Aditro, Cloudator, SAP, Visma Spcs. Det är en arbetsgrupp med inställning på samarbete och framåtanda. Srf Lönsam har arbetat nära Skatteverket i frågan kring Arbetsgivardeklaration på individnivå, tagit fram en gemensam standard för lönearter, och för dialog med andra viktiga intressenter kring lön såsom Fora, SCB, Collectum, Datainspektionen, SO.