Kommunernas gemensamma löneförvaltning har Norbergs kommun som värd och har funnits sedan 2007. Carina Sjöberg rekryterades som Lönechef för fem år sedan och kom från chefspositioner inom idrottsrörelsen.

– Jag är så fascinerad och imponerad över den kompetens lönegänget sitter på. De syr alltid ihop allt, med massor av egen kunskap och kännedom om hur systemen ska användas. De måste ständigt vara alerta – och är det också, säger Carina Sjöberg och fortsätter:

– Eftersom jag är nyfiken av naturen och vill lära mig nytt har jag snappat upp en del om lön, men jag är noga med att fokusera på min roll och inte ge mig in i detaljer. Mitt ansvar är att organisera och leda arbetet, driva verksamhetsutveckling, se till att medarbetarna mår bra och kan göra sitt bästa. Jag ska också säkra kontakter och samverkan med våra kunder.

Kunderna

Löneförvaltningens kunder är de olika kommunerna. De vanligaste kontaktytorna finns med respektive kommuns HR-avdelningar. Men regelbundna kontakter med ekonomicheferna och IT-cheferna sker också. I botten finns ett samverkansavtal som reglerar gränserna mellan kommunernas förvaltningar och deras gemensamma löneförvaltning. Spindeln i nätet: Carina Sjöberg.

– Den största samordningsfrågan i dag, när samverkan är så etablerad, är hur vi får alla system att hänga ihop för att arbetet ska flyta smidigt. Om någon gör en systemförändring blir det en dominoeffekt. Det påverkar till exempel datan vi får in, verksamhetssystem, ekonomistyrning, inloggningar och säkerhet.

Systemförvaltning

För att säkra regelbunden drift har fyra medarbetare i lönegänget skaffat nya kompetenser och kombinerar i dag sitt lönearbete med systemförvaltning. I lönegruppen finns också en lönesamordnare, en kvalitetsutvecklare och en systemförvaltningssamordnare som delar sin tid mellan lönearbetet och sina specialuppdrag.

– Vi diskuterar mycket internt och lär oss otroligt mycket av varandra och av alla olika frågor vi hanterar. Då måste vi också öppna karriärvägar för de som kan och vill komma vidare i sina karriärer inom lön. Att rekrytera till nya tjänster internt är ett effektivt sätt att motivera och behålla medarbetare på, intygar Carina Sjöberg.

Automatiseringar

Löneförvaltningen har genomfört ett antal projekt för effektivisering och automatisering av sina processer. Med extern programmeringshjälp. Detta efter att förgäves ha väntat på att lösningar som passar dem ska dyka upp på marknaden.

– I dag har vi egna system för bland annat lösenordshantering, arbetsgivarintyg, lönerevision och schemaplanering. Vi har lagt mycket egna resurser på det och det tog, som alltid, längre tid än vi trodde. Men jobbet var verkligen utvecklande för oss och i dag skördar vi frukterna av det, rutinjobbet går snabbare. Samtidigt har vi lärt oss systemen i grunden.

Auktorisation

I dag har man två Auktoriserade Lönekonsulter bland förvaltningens personal. De kommer att bli fler, det är ett uttalat önskemål. 2023 siktar två personer på att nå den åtråvärda titeln. Carina Sjöberg har noterat att utbildningen och titeln ger ett lyft för organisationen och individen.

– Man får ett bevis på att man har de yrkeskunskaper som krävs och att man kan göra jobbet på rätt sätt. Det höjer yrkets status och bidrar till högre lön, vilket är bra för hela branschen, säger Carina Sjöberg.