Redan då var det viktigt att det fanns en tydlig kvittens på ersättning för utfört arbete, även om det var i form av enkla symboler och streck. Idag är innehållet i lönespecifikationen ofta mycket omfattande och en viktig informationskanal från arbetsgivare till anställd.

Lönespecifikationen är viktig på många sätt. Det finns inte reglerat i lag att en arbetsgivare är skyldig att utfärda en lönespecifikation. Däremot så finns det i vissa kollektivavtal bestämmelser kring när till exempel lönespecifikationen ska skickas ut och det förutsätter ju att en lönespecifikation produceras.

Lönespecifikationen har sin rättsliga grund i skatteförfarandelagen (SFL). Där sägs att den som betalar ut ersättning för arbete ska lämna uppgift om skatteavdragets belopp till mottagaren vid varje utbetalningstillfälle. Därutöver är arbetsgivaren enligt samma lag skyldig att lämna kontrolluppgift och informera den som uppgiften avser om de uppgifter som lämnas i kontrolluppgiften. Arbetsgivarens skyldighet att lämna uppgift om utbetald ersättning infördes i början av 1900-talet, nu efter över 100 år så kommer snart kontrolluppgifter för inkomst av tjänst att vara historia. AGI (Arbetsgivardeklaration på individnivå) innebär att den årliga skyldighet som idag åligger arbetsgivaren att informera om uppgifter som lämnas till Skatteverket i form av kontrolluppgifter blir månatlig. Kontrolluppgiften försvinner i de allra flesta fall och den anställde får inte längre någon årlig sammanställning. Arbetsgivarens skyldighet att informera arbetstagaren kan uppfyllas genom att uppgifterna lämnas i lönespecifikationen. Därmed ökar lönespecifikationens betydelse i och med att AGI börjar införas. I juli 2018 börjar branscher med personalliggare och mer än 15 anställda att rapportera AGI. Under en övergångsperiod så kommer kontrolluppgiftshanteringen och AGI att hanteras parallellt, för att den 1 januari 2019 övergå till att endast AGI ska rapporteras. Vissa kontrolluppgifter kommer att finnas kvar men inte de som berör inkomst av tjänst.

Världens äldsta lönespecifikation ©The Trustees of The British Museum

Det är lönespecifikationerna och anställningsavtalet som ligger till grund för utredning om vad som har betalats ut och vad som ska betalas ut. Lönespecifikationen ska enligt kvittningslagen vara så väl utformad att det inte råder någon tvekan om att arbetstagaren kan läsa ut att rätt belopp har utbetalats. Inte alla stämmer av sina lönespecifikationer och många är svåra att förstå. Srf konsulternas Lönegrupp jobbar med att ta fram en lättförståelig lönespecifikation. Den kommer att anpassas för att motsvara den information som den anställde möter på Mina Sidor hos Skatteverket, där inrapporterad AGI kommer att synas för varje arbetsgivare och månatlig rapportering. För det kommer att bli ännu viktigare att få till en standard även för det. När det uppstår ett lönekrav, till exempel om det av misstag har betalats ut för hög lön beroende på en felräkning eller en felaktig tillämpning av en avtalsbestämmelse, kan det finnas förutsättningar för arbetsgivaren att genomföra så kallad tvungen kvittning. Den anställde måste ha full insikt om misstaget och ändå ha mottagit den felaktiga lönen utan att tala om detta för arbetsgivaren. I annat fall så kan den anställde som mottagit och förbrukat beloppet hävda god tro, och blir inte skyldig att återbetala. När det gäller bevisbördan för styrkande av inkomst och inbetald skatt så ligger den hos den anställde. I de fall när inbetald skatt inte överensstämmer med vad arbetsgivaren har uppgett för den anställde så blir lönespecifikationen avgörande. Med den kan den anställde styrka enligt arbetsgivaren uppgivet skatteavdrag. Om den anställde inte kan styrka skatteavdrag med lönespecifikationen så blir det för den anställde att betala in skillnaden mellan den preliminärt inbetalda skatten och den slutliga skatten.

Innehållet på lönespecifikationen kan vara varierande. Det som kan sägas vara obligatoriskt är uppgift om skatteavdragets belopp utifrån kraven i SFL. Övriga uppgifter är i princip frivilliga. Det finns givetvis en praxis där minimum kan anses vara uppgifter om arbetsgivarens namn, mottagarens namn, bruttolön, skatteavdrag samt nettolön. Utöver det innehåller de allra flesta lönespecifikationer uppgifter om de lönehändelser som ligger till grund för beräkningen. Beroende på vilka andra typer av lösningar som finns i organisationen så kan den innehålla information utöver själva lönehändelserna, alla saldon, semesteruppgifter och ibland ett trevlig meddelande. Den typen av tilläggsinformation kan dock med fördel istället visas via portaler etcetera. I portalen är alla saldon aktuella och uppdaterade medan de på lönespecifikationen redan kan vara inaktuella när de når den anställde. Det gäller framförallt saldon som avser inarbetad tid och semester. Däremot så finns säkerligen inget ölsaldo, även om alkohol har varit ett historiskt ofta använt belöningssystem.