Branschaktuellt Lön

Ny rapporteringstid för lön är här: ”Big bang för branschen”

– Detta är en Big bang. Allt är nytt för oss och för Fora. Vårt system och deras gick upp och började användas samtidigt. Utan testperiod. Men hittills har allt gått bra. Lönekonsulterna i de större bolagen, de första att börja med den nya månadsrapporteringen, jobbar med den nya lösningen. Inom kort får lönekonsulterna i de mindre företagen sina uppmärkningskoder av Fora och kan ansluta även de, konstaterar Malin Samuelsson, Produktspecialist vid Hogia.

Text: Håkan Edvardsson •

23 februari 2024

Annons

Pensionsbolagens valcentral för arbetarna, Fora, har från 1 januari 2024 infört en ny ordning för inrapporteringen av arbetares intjänade pensioner och försäkringar. Nu ska det göras en gång i månaden. Tidigare gjordes det en gång om året.

Samverkansgruppen Srf Lönsam, som samlar branschaktörer och programutvecklare, har varnat för de utmaningar förändringarna kan leda till för företag, lönekonsulter, programutvecklare och Fora. Detta eftersom nyordningen varken testats på förhand eller rullas ut succesivt, vilket skedde när AGI infördes 2018. 2 februari 2024 rapporterade även Ekonomiekot om förändringen. Initialt uppskattade Fora att den skulle beröra 230 000 företag, men sedan Fora beslutat att avvakta med den nya rapporteringsrutinen för tjänstemännen uppskattas 130 000 företag träffas av nyordningen nu.

Uppmärkningskoder

Fora skickar ut ett mejl till företagen med information om att deras uppmärkningskoder/FOK-koder finns tillgängliga på Foras Mina sidor. De flesta företag får enbart en kod. Den anger vilket kollektivavtal som träffar arbetarna på det företaget. Koden ska anges för varje arbetare. Denna uppmärkning behöver bara göras en gång.

De större företagen har redan fått sina koder. De mindre, med 0-9 anställda, får dem inom kort. Efter det kan lönekonsulten logga in på Fora eller gå via sitt löneprogram och göra uppmärkningen och den första inrapporteringen av månadens lön. Se länkar nedan för ytterligare detaljer.

– Vecka 47 2023 fick vi svar från Fora angående utformningen av ett antal testfiler vi skickat dem. Eftersom våra årsversioner skulle levereras ut till kund vecka 50 blev det kritiskt att hinna med. Så fort Fora hade ett system uppe gjorde vi en rad tester för att vara säkra på att vår lösning skulle fungera för lönekonsulterna. Det här var ingen enkel situation för Fora heller, de ställs inför många nya frågor, säger Magdalena Mårtensson, Produktägare Lönesystem vid Hogia.

Tid till utveckling

Mot bakgrund av den icke existerande kravspecifikationen och det absoluta startdatumet 1 januari 2024 lade Hogia ner ”ofantligt mycket tid” på att utveckla sin nya lösning och hinna klart i tid, enligt Malin Samuelsson.

Fora har till en början släppt vad man kan beskriva som en basversion av sin nya tjänst. Den saknar stöd för att skicka lönefiler via API eller hantera flera företag i samma fil.

Eftersom Hogia ser att kommunikationen mellan systemen fungerar har man redan gjort vissa uppdateringar.

– Användarna har nya detaljfrågor om exempelvis hänförlig lön, minuslön, korrigeringar och annat som kommer till ytan när man rapporterar varje månad och allt ska vara rätt varje månad. Tidigare jämnades dessa händelser ut över året och blev inte lika tydliga. I grunden är det bra att det blir rätt direkt, men det väcker frågor i början. Nu ser vi till så att uppgifterna enkelt kan föras in i systemet. Men om och hur ersättning och utbetalning ska påverkas får avtalsparterna besluta och tydliggöra, säger Malin Samuelsson.

Fora uppger för Konsulten att de vill avvakta med sin analys och sina kommentarer till i mitten av mars, när mer data är tillgängliga.

– Det grundläggande i Foras och vårt nya system är på plats. Nu får vi ta vägen mot ytterligare automatiseringar och API:er i etapper. Där är dialogen inom Srf Lönsam, där även Fora deltar, av mycket stort värde, säger Malin Samuelsson, Produktspecialist vid Hogia och medlem i Lönsam.

– Grundtanken med den nya ordningen är bra, att det ska bli mer rättvist mellan arbetare och tjänstemän. Nu behöver inte arbetarna vänta i ett år på att deras pensioner och försäkringar betalas in av arbetsgivaren, konstaterar Magdalena Mårtensson, Produktägare Lönesystem vid Hogia.

– Det går inte att nog understryka vilken insats lönesystemleverantörena gjort för att den nya rapporteringen till Fora ska fungera. Det gäller alla i Srf Lönsam, även om några har dragit ett större lass och verkligen verkat för att ge alla så bra förutsättningar som möjligt. Detta är samverkan när den är som bäst och viktigast, säger Zennie Sjölund, sammankallande i Lönsam, Branschansvarig Lön och chef för Srf konsulternas branschenhet.