Årsredovisning – arkivering vid digital signering

En digitalt upprättad och med avancerad elektronisk underskrift undertecknad årsredovisning är godkänd i enlighet med 2 kap. 5 § och 2 kap. 7 § årsredovisningslagen.

Årsredovisningen är räkenskapsinformation och om den upprättas digitalt ska den sparas på samma sätt och enligt samma villkor som annan digital räkenskapsinformation som företaget själv har upprättat.

Kraven på arkivering hittar du i sjunde kapitlet i bokföringslagen och i Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2013:2 Bokföring kapitel 7 och 8.

Nej det kan företaget inte göra. Första gången som företaget tillämpar K3 ska det följa reglerna i kapitel 35 och där anges i punkt 35.16 att utgifter som avser internt upparbetade immateriella tillgångar som kostnadsförts i tidigare finansiella rapporter inte får tas upp som tillgång.

När företaget sedan väl är inne i K3 är det kapitel 10 som ska tillämpas vid byte av redovisningsprincip. Notera att punkt 18.15 också anger att utgifter för en immateriell tillgång som har kostnadsförts tidigare inte får ingå i anskaffningsvärdet och att detta gäller även vid byte av redovisningsprincip.

Stöden ska redovisas som Övriga rörelseintäkter i resultaträkningen.

Exceptionella intäkter och kostnader är ingen rad i resultaträkningen. Däremot finns det i 5 kap. 19 § årsredovisningslagen ett upplysningskrav som avser exceptionella intäkter och kostnader. Om stödet anses vara en exceptionell intäkt är företaget skyldigt att lämna en not i enlighet med den paragrafen.

I K2 anges i kommentaren att exceptionella intäkter och kostnader är sådana intäkter och kostnader som på grund av sin storlek eller förekomst avviker markant från vad som normalt förekommer i företaget. De är ofta av engångskaraktär. Som exempel räknas upp intäkter och kostnader som uppkommer vid nedskrivning, omstrukturering eller en uppgörelse i en rättstvist. Exempel 18 b i K2 visar hur upplysningen kan utformas. Även om stöd inte räknas upp måste det kunna betraktas som en exceptionell post. Det måste däremot avgöras i varje enskilt fall. Är det exceptionellt blir det tvingande att upplysa. Det är aldrig fel att upplysa frivilligt.

Att ett företag erhållit ett offentligt stöd är en sådan särskild omständighet som företaget också kan behöva skriva om i förvaltningsberättelsen enligt punkt 5.3 i K2.

Reglerna för detta hittar du i K2 i punkterna 16.16 – 16.19. Det är också bra att titta på exempel 16 d.

Principen är att kapitalförsäkringen tas upp och värderas utifrån de regler som gäller för den typen av tillgångar i K2. Det innebär att man tar upp den till anskaffningsvärde och inte marknadsvärdet. Det kan däremot vara aktuellt med nedskrivning.

Avsättning för åtagande ska uppgå till tillgångens redovisade värde. De ska alltså värderas lika, men inte till marknadsvärde.

Ovanstående innebär att tillgången och avsättningen alltid bör ha samma värde. Det man får tänka till på är hur det är beslutat om löneskatten. Det kan vara så att avsättningen för löneskatt ska göras utöver reserveringen för pensionsåtagandet, men det beror på hur åtagandet är formulerat. Det är inte ovanligt att det är formulerat på ett sådant sätt att den anställde får i pension vad kapitalförsäkringen är värd, men minskat med de skatter och avgifter som bolaget måste betala.

Du skriver inte om försäljningen av kurser riktar sig till privatpersoner eller till juridiska personer / beskattningsbara personer. Faktura/kvitto ska utfärdas för omsättning av varor eller tjänster som görs till en annan beskattningsbar person eller till en juridisk person som inte är en beskattningsbar person. Något krav att utfärda faktura till privatpersoner finns dock inte, men några få undantag som inte är tillämpliga här.

Om din kund säljer kurser på nätet vet man kanske inte om köparen är privatperson eller inte. Då är det kanske enklast att alltid utfärda en faktura.

Om en faktura inte upprättas måste ändå en verifikation för affärshändelsen upprättas som ska innehålla alla de uppgifter som en verifikation ska göra enligt 5 kap. 7 § bokföringslagen. Här räcker inte underlaget från banken över swishbetalningen för av det framgår till exempel inte vad som har sålts det vill säga vilken affärshändelsen är. De uppgifter som saknas måste man i så fall komplettera med.

Enligt den nya lydelsen av 13 kap. 4 § ABL som trädde i kraft den 1 januari 2021 ska det av förslaget om nyemission till bolagsstämman framgå hur belopp som överstiger aktiens kvotvärde ska fördelas mellan fri och bunden överkursfond.

Detta gäller beslut tagna från och med den 1 januari 2021. I ditt fall är beslutet om nyemission fattat under 2020 det vill säga hela överkursfonden redovisas som fri (konto 2097).
I K2 så ska den fria överkursfonden endast innehålla ”överkursbeloppet” av en nyemission under året. Beloppet ska ingå i styrelsens resultatdisposition och ska efter bolagsstämmans beslut föras om och redovisas i posten Balanserat resultat. Se mer punkt 4.12 i K2.

I K2 anges i punkt 17.5 att företaget får redovisa checkkrediten som lång trots att den ska betalas inom 12 månader, om det är troligt att den kommer att förnyas.

I kommentartexten till punkten skriver BFN ” Tillfälliga nyttjande och övertrasseringar av krediten ska redovisas som kortfristig skuld.” Det innebär att du ska redovisa det belopp som man övertrasserat som en kort skuld.

Notera också upplysningskravet i 3 kap. 4 § ÅRL (se kap 18 i K2) som handlar om att man ska lämna en not om en skuld består både av en kort och lång del.

Det ett företag ska bedöma är nyttjandeperioden. Den beror på hur företaget avser att använda tillgången. Är det till exempel så att släpet är inköpt för att användas under två års tid är nyttjandeperioden just två år. Därmed blir avskrivningstiden två år.

Om nu företaget inte har någon bestämd sluttid för en tillgång blir frågan när det är ekonomiskt lönsamt att byta ut tillgången mot en ny. Det är utifrån dessa parametrar som nyttjandeperioden ska sättas. Det finns därmed ingen generell nyttjandeperiod för olika typer av anläggningstillgångar.
Om kunden tillämpar K2 (eller årsbokslutsregelverket) finns en schablonregel som anger att nyttjandeperioden för maskiner och inventarier får bestämmas till fem år. Den regeln gäller oaktat om den verkliga nyttjandeperioden är kortare eller längre. Det går därför inte att säga att fem år är den kortaste tid som kunden kan skriva av släpet på. Är det så att släpet är i ett sådant skicka att företaget bedömer att efter tre år kommer det vara billigare att köpa ett nytt släp istället för att lägga ner tid och pengar på detta är tre år den kortaste nyttjandeperioden.

Skattemässigt finns en regel som anger att om en tillgång bedöms ha en ekonomisk livslängd på högst tre år får den tas som kostnad direkt. I K2 finns även denna regel inskriven. Det innebär att inventarier som skattemässigt bedöms som så kallade korttidsinventarier kan tas som kostnad direkt även i redovisningen. Nu är det just en skattemässig bedömning som ska ligga till grund för om det kan accepteras. Det spelar med andra ord ingen roll om kunden anger att man bara ska inneha inventarien i två år. Om den ekonomiska livslängden ändå är längre kan inventarien ändå inte kostnadsföras direkt.

Sedan finns också en skattemässig regel om inventarier av mindre värde. Men den är inte aktuell i ditt fall då släpet ändå kostade 125 tkr att anskaffa.

Om vi utgår från att släpets ekonomiska livslängd är längre än tre år är den kortaste tid företaget kan ha som nyttjandeperiod beroende av hur företaget kommer att använda släpet. Har företaget för avsikt att använda släpet kortare än fem år är den perioden nyttjandeperiod. Annars kan företaget använda fem år som kortaste tid om företaget tillämpar K2.

Om aktiebolaget har ett bankkonto så ska det vara aktiebolaget som juridisk person som står som innehavare av kontot. Då ska naturligtvis du som sköter bokföringen ha tillgång till det. Kontoutdraget är företagets räkenskapsinformation.

När det gäller enskild firma är Bokföringsnämndens rekommendation att det även där ska finnas ett separat konto för näringsverksamheten som bedrivs. Så här skriver till exempel BFN i regelverket om K1 (BFNAR 2006:1), punkt 3.8: ”Likvida medel som ägs av företagaren är tillgångar i företaget endast om de ska användas i företagets verksamhet. Andra likvida medel är privata tillgångar och ska inte bokföras i företaget.”

I kommentartexten till den punkten skriver BFN: ”I redovisningen behöver företagaren ha en klar gräns mellan företagets kassamedel och bankmedel respektive sina privata medel. Därför bör företagets kassamedel och bankmedel hållas åtskilda från företagarens. Inbetalningar och utbetalningar i företaget bör ske till eller från företagets kassa eller bank- och girokonto.”

Om du inte får tillgång till förtagets räkenskapsinformation kan du inte utföra uppdraget enligt de lagar och regler som finns utan bör ompröva/säga upp uppdraget.

Vid beräkningen av medelantalet anställda ska personal som delvis varit permitterade, och som företaget ansökt om stöd enligt reglerna om korttidsarbete för, räknas med så som om de inte hade varit permitterade. Är företaget skyldigt att lämna notupplysning om löner och andra ersättningar ska den lön som företaget faktiskt haft som kostnad anges.