Bolagsverket registrerar en rad uppgifter om ett aktiebolag som har betydelse för bolagets yttre kontakter som exempelvis bolagets styrelseledamöter och suppleanter. Men inte vilka som är ägare till bolaget.

I förhållandet mellan bolaget och aktieägarna har dock ägarens identitet betydelse. Det är i detta sammanhang som aktieboken fyller en viktig funktion. En funktion som är tvådelad. Dels utgör den grunden för aktieägarna att utöva sin förvaltningsrätt (rösträtt) och dels möjliggör den bedömningen av ägarförhållandena i ett kupongbolag.

Det ska finnas en aktiebok i alla svenska aktiebolag. Men det är ett formkrav som inte fullt ut har anammats av alla bolag. Anledningen till det kan vara att den svenska aktiebolagssfären utgörs till största delen av fåmansbolag med ett begränsat antal aktieägare. Ägarkretsen genomgår därför normalt inte några större förändringar. Men det är inga omständigheter som lagen tar hänsyn till.

Bestämmelser om aktieboken hittar du i aktiebolagslagen. De flesta i lagens femte kapitel. Där finns reglerna om aktiebokens ändamål, upprättande, form, bevarande och innehåll.

Formkrav

En aktiebok ska vara datorbaserad men får i kupongbolag även föras i bunden bok eller i ett betryggande lösbladsystem. Aktieboken ska upprättas så snart samtliga stiftare har undertecknat stiftelseurkunden och innehålla uppgift om:

• Varje akties nummer.
• Vilket slag aktien tillhör, om bolaget har aktier av olika slag.
• Aktieägarnas personnummer eller organisationsnummer samt namn och adress. Även telefonnummer och e-postadress får noteras.
• De aktiebrev som har utfärdats och till vilka ägare som aktiebreven överlämnats.
• Eventuell begränsning av äganderätten genom förköpsklausul, samtyckesklausul eller hembudsklausul.
• Aktieägare som har förmyndare eller god man och kontaktuppgifter till denna person.
• Eventuella förmånstagare och deras kontaktuppgifter. Kan bland annat vara aktuellt då någon annan än aktieägaren har rätt till aktieutdelning.

Styrelsens ansvar

I kupongbolag är det styrelsen som ansvarar för att aktieboken uppdateras. Men det är inte nödvändigt att samtliga styrelseledamöter medverkar vid varje tillfälle något ska föras in eller antecknas utan det räcker att styrelsen uppdrar till någon intern eller extern person att handha aktieboken på föreskrivet sätt. Även om uppdraget har delegerats ligger dock ansvaret kvar på styrelsen. Styrelsen bör därför vara noga med att ge tydliga instruktioner och löpande kontrollera att uppdraget fullgörs.

På begäran

Det finns ingen skyldighet för styrelsen att efterforska eventuella aktieöverlåtelser utan notering görs när en ny ägare begär att bli införd i aktieboken. Ett problem när det gäller uppdatering av aktieboken är att det enligt aktiebolagslagen inte krävs att en ny aktieägare är införd i aktieboken för att han ska kunna utöva de ekonomiska rättigheterna som följer med aktieinnehavet. Det räcker med att han kan legitimera sig. Varje pappersdokument som förvärvaren kan visa upp för bolaget ska prövas sakrättsligt. Resultatet av den sådan prövning kan bli att aktieboken uppdateras. Är det fråga om en lös kupong avseende förfallen utdelning eller ett pappersbevis ställt till innehavaren är det en tillräcklig legitimation. Detta har som följd att vissa aktieägare inte låter registrera sig eftersom aktieinnehavet endast ses som ett sparande, man är ointresserad av att delta i bolagets förvaltning.

Ingen ovillkorlig skyldighet

Det finns ingen ovillkorlig skyldighet för styrelsen att föra in en person i aktieboken. Men för att styrelsen ska få vägra införing krävs att det är uppenbart att den formellt legitimerade inte är ägare till aktien. Så är till exempel fallet när styrelsen vet att en person stulit aktierna eller att han med en förfalskad överlåtelseförklaring eller på annat otillbörligt sätt försöker bli införd som ägare.

En aktieägare som nekats införing i aktieboken har dock möjlighet att vid domstol väcka talan mot styrelsens ledamöter med yrkande om att bli införd i aktieboken.

Aktieboken är offentlig

Aktieboken ska hållas lätt tillgänglig för alla som vill ta del av den hos bolaget på den ort som bolaget har sitt säte. Om aktieboken är datorbaserad ska det gå att ta del av den i utskriven form. Sådan utskrift får inte vara äldre än sex månader.

Att hålla aktieboken uppdaterad och tillgänglig är en del av bolagets förvaltning och omfattas av den granskning som bolagets revisor ska göra. Om styrelsen försummat något i detta avseende kan det leda till anmärkning i revisionsberättelsen. För bolag som valt bort revisorsgranskningen har du som är bolagets redovisningskonsult ingen skyldighet att överta ansvaret för granskningen av att aktieboken hålls uppdaterad, men det kan ändå vara lämpligt att du löpande stämmer av hur styrelsen sköter uppdateringen. Upptäcker du brister bör du påtala dessa för den person hos uppdragsgivaren du enligt uppdragsavtalet ska rapportera till.

Arkivering

En aktiebok ska bevaras så länge som bolaget består, samt minst tio år efter det att bolaget har likviderats eller på annat sätt upphört att existera. När aktiebok förs med hjälp av dator ska uppgifter som har tagits bort från aktieboken bevaras i minst tio år.

Straff

Avslutningsvis kan påpekas att den som uppsåtligen eller av oaktsamhet underlåter att föra aktiebok, bevara eller hålla denna tillgänglig kan dömas till böter eller fängelse upp till ett år. Det kan även bli fråga om att betala skadestånd om någon har lidit skada på grund av att lagens krav på aktiebok inte följts.