Sverige står inför en stor avtalsrörelse som kan komma att påverka nästan alla anställda i Sverige. Utfallet av avtalsrörelsen är ovisst, blir det långa eller korta avtalsperioder, kommer det några nya varianter av lönetillägg eller miniminivåer och när kommer lönerevisionerna att vara klara för att effektueras i löneberedningen?

Proaktivitet

Närmare 500 kollektivavtal ska omförhandlas. Inkluderas tillsvidareavtal och hängavtal påverkas ungefär 3,5 miljoner anställda.

Lönekonsulten vet hur viktigt det är att det blir rätt och vet dessutom att om det inte blir det så ger det såväl kortsiktiga som långsiktiga konsekvenser. En lönekonsult är van att hantera korta puckar och revidering av uppgifter. Personalkostnader är en stor kostnadspost i många företag. En lönekonsult kan agera proaktivt genom att tillhandahålla viktig information till företagsledningen om vilka regler och avtal som gäller, vad löneförändringar medför för konsekvenser för det kommande året och om vad som har hänt vid tidigare års lönerevisioner. Till förhandlingar och lönesamtal behövs löneunderlag, beräkning av lönepott och koll på stupstockar i företagets kollektivavtal. Det medför retroaktiv lönehantering. Återigen gynnas lönearbetet av proaktivitet, den Auktoriserade Lönekonsultens ledord.

Stor inverkan

När det är dags för lönerevision kan lönekonsulten genom att vara uppdaterad på nya avtalsförslag medverka till en snabb och effektiv process. Så, lönekonsulten påverkas inför, under och efter att nya löner är satta. För den anställde handlar det om allt från det extra tillskott i plånboken som en eventuell löneökning medför, underlag för pension och försäkringar, till beräkning av sjukpenninggrundande inkomst (SIG). När det gäller den ersättning som utbetalas från Försäkringskassan är det upp till arbetsgivaren hur frånvaroavdragen ska hanteras, om inte det finns reglerat i kollektivavtalet. Försäkringskassan höjer föräldrapenningen när den nya lönen väl är klar, men betalar inte ut någon ersättning retroaktivt. Och det kan ge stor ekonomisk effekt. För lönekonsulten gäller det att kunna förklara för den anställde varför det blir som det blir.

Föräldraledighet kan även påverka tjänstepensionsrapporteringen, till exempel vid rapportering av anställda med ITP2. Då är det upp till arbetsgivaren att välja om premier ska betalas in under föräldraledigheten. Arbetsgivaren har valmöjligheter, men det är inte säkert att han vet om det?

Rutiner och riktlinjer

Sedan kan en situation uppstå när personer självmant har slutat på företaget. Om det gamla kollektivavtalet löpt ut och en anställd slutar innan de fackliga löneförhandlingarna om ett nytt avtal är klart, så sluts ett avtal som innebär att löneökningarna ska gälla retroaktivt från den tidpunkt då det gamla avtalet löpte ut, vad händer då? Det finns ingen generell regel men det regleras ofta i kollektivavtalen. Det finns exempel på kollektivavtal där den som har slutat sin anställning har rätt till ersättning för retroaktiva löneökningar om denne begär det, andra kollektivavtal säger att arbetsgivaren på eget initiativ bör betala ut de retroaktiva ersättningarna till den som slutat sin anställning. Om däremot en anställd blivit uppsagd så kvarstår rätt till lön och andra förmåner under uppsägningstiden vilket medför rätt till löneökning.

Situationen med att det inte finns klarhet kring hanteringen är inte ovanlig när det kommer till utfallet och hantering av ett företags lönerevision. Lönekonsulten kan identifiera förutsättningarna för företaget, och säkerställa att det finns rutiner och riktlinjer för hur retroaktiv ersättning ska hanteras.

Spårbarhet

Det är även viktigt att den retroaktiva lönehanteringen är spårbar. Lönesystemen på marknaden hanterar beräkningar, ser till att rätt skatt beräknas (retroaktiv lön räknas som engångsbelopp så engångsskatt gäller) och även att rapportering av avtalsenliga förmåner sker enligt de förutsättningar som gäller för företaget. Utöver det är det viktigt att verka för att det finns underlag för beslut kring lönerevision och att attestflödet är tydligt, vem godkänner de nya lönerna? En lönekonsult bör sammanställa beslutsunderlag för uppdateringen av lönesystemets register på grund av lönerevisionen, se till att dessa attesteras av företagsledningen och sedan arkiveras.

2016 blir ett händelserikt år när det kommer till avtalsrörelsen, se till att vara proaktiv!