Uppdraget för utredningen bestod av tre olika delar:

• identifiera och lämna förslag på förenklingar av olika regelverk som är betungande för mikroföretag,
• modernisera bokföringslagen och särskilt titta på reglerna för arkivering av räkenskapsinformation och kravet att ursprungligt material måste sparas, och
• förtydliga reglerna för kombi­uppdrag.

Det är verkligen skilda områden som utredningen fick i uppdrag att se över. Förutsättningarna har inte varit de bästa eftersom utredningen fick kort om tid på sig trots förlängning i två omgångar. Bland de förslag som utredningen lägger finns såväl konkreta lagförslag som att vissa frågor behöver utredas vidare antingen inom departementet eller genom nya utredningar. Det är i skrivande stund oklart om departementet kommer att skicka ut hela utredningen på remiss eller om man kommer att dela upp den i olika delar i den kommande hanteringen.

Bland förslagen finns en del lagändringar som, om de blir verklighet, kommer göra det enklare för såväl företagare som redovisningskonsulter och lönekonsulter. Det område som jag tror är väldigt efterlängtat och som direkt kommer att få en stor effekt i det dagliga arbetet är de förslag som läggs avseende arkivering av räkenskapsinformation i bokföringslagen. I den här artikeln kommer jag att beskriva de förändringar som utredningen föreslår avseende bokföringslagen.

Utgångspunkt för utredningen

När det gäller moderniseringen av bokföringslagen var uppdraget att se över bokföringslagen i syfte att åstadkomma ett modernt, teknikneutralt och enkelt regelverk som är anpassat till dagens förhållanden. Dessutom fanns ett antal specifika frågor angivna av regeringen i utredningens direktiv som utredningen särskilt skulle titta på. Med den knappa tid som utredningen fick till sitt förfogande är det bara de specifika frågorna som utredningen har hunnit med att titta på. Det är synd, för en mer genomgripande översyn av bokföringslagen hade varit önskvärd.

Utredningens förslag – kravet att spara räkenskapsinformation i ursprungligt skick slopas

Utredningen föreslår att kravet att spara räkenskapsinformation i det skick som det hade när det kom till företaget slopas. Enligt nuvarande regler är företagen skyldiga att bevara ursprungligt material med räkenskapsinformation även om räkenskapsinformationen har överförts till ett nytt material. Det är inte tillåtet att förstöra det ursprungliga materialet före det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Genomförs förslaget innebär det att man kan fota ett papperskvitto eller skanna en pappersfaktura och slänga originalet direkt.

En förutsättning för att få kasta det ursprungliga materialet är att det vid överföringen inte finns risk för att räkenskapsinformationen förändras eller försvinner. Här föreslås en ändrad skrivning i bokföringslagen, för att förtydliga det krav som egentligen redan gäller idag.

Att processen att fota och skanna fungerar tillfredsställande blir naturligtvis ännu viktigare än vad den är idag om förslaget genomförs. Man får ju ingen andra chans att fota ett kvitto som blivit suddigt eller om man missat att skanna baksidan på en faktura. Här blir det viktigt att du som redovisningskonsult och lönekonsult bygger upp bra rutiner tillsammans med din kund!

Genomförs förslaget kommer det att bli en tidsbesparing och en lägre administrativ kostnad för företagen. Svenskt Näringsliv genomförde, bland annat med hjälp av Srf konsulterna, under våren 2021 en undersökning av vad kravet att just arkivera pappersmaterial kostar för företagen. Undersökningen visade att bara det kravet kostade företagen 3,9 miljarder kronor per år. Undersökningen visade också att det var hanteringen av reseräkningar som stod för den största delen. Det är inte så förvånande eftersom reseräkningar ofta innehåller många papperskvitton och hanteras av många medarbetare i organisationen. Förutom den besparingen så tror jag också att det blir en stor besparing som man inte kan mäta. Detta i form av minskad frustration över att förklara och argumentera för ”onödiga” regler.

Modernisering av språket

Språket i sjunde kapitlet bokföringslagen föreslås moderniseras genom att termen ”maskinläsbart medium” tas bort och ersätts med elektroniska handlingar. Begreppet ”mikroskrift” tas också bort från lagen. Det är i sig inte ändringar som innebär någonting i sak, men genom att lagtexten blir mer lättläst och begriplig blir det enklare för den som ska läsa och tillämpa lagen att förstå vad reglerna innebär.

Former för bevarande

När det gäller elektroniska handlingar föreslås en förändring som innebär att de ska sparas med sitt ursprungliga innehåll och i sitt ursprungliga format. Att en elektronisk handling ska sparas i sitt ursprungliga format är en skärpning mot vad som gäller idag då formatet i sig inte spelar någon roll så länge uppgifterna sparas i elektronisk form. Genom ändringen av överföringsregeln, det vill säga att företagen direkt kan kasta det ursprungliga formatet, kommer däremot inte den här skärpningen att bli mer betungande för företagen.

Arkivering i molnet

En fråga som utredningen inte gått vidare med, och som säkert många önskat lättnader kring, är frågan om arkivering av räkenskapsinformation i molnet. Här föreslås inte några ändrade regler vad gäller platsen för förvaring av räkenskapsinformation. Utgångspunkten kommer fortfarande att vara att räkenskapsinformationen ska sparas i Sverige men att räkenskapsinformation i elektronisk form får förvaras utomlands efter anmälan respektive tillstånd från Skatteverket (alternativt Finansinspektionen). Att det inte föreslås någon ändring beror på reglerna om vilken information som brottsbekämpande myndigheter får ta del av vid till exempel en husrannsakan. Även om utredningen ser skäl för att platsen för förvaring skulle ändras ser man inte att de har sådan tyngd i förhållande till de motstående intressena.

Reglerna om årsbokslut

En särskild fråga som utredningen hade i uppdrag att titta på var om reglerna för årsbokslut skulle avskaffas eller förenklas. Bakgrunden var dels förslag om att alla årsbokslut skulle ersättas med förenklade årsbokslut, dels kritik som tidigare lyfts om att bestämmelserna om årsbokslut i bokföringslagen var svårtolkade och komplicerade eftersom de i stor utsträckning består av hänvisningar till årsredovisningslagen.

Utredningens slutsats är att reglerna om årsbokslut ska vara kvar. Det vanliga årsbokslutet fyller ett informationsbehov som inte kan ersättas med förenklat årsbokslut för alla som inte ska upprätta en årsredovisning.  Reglerna bedöms inte längre vara svårtolkade eftersom Bokföringsnämnden förtydligat vad de innebär genom BFNAR 2017:3 Årsbokslut med tillhörande vägledning. Att ta bort hänvisningarna till årsredovisningslagen och i stället skriva in reglerna i bokföringslagen skulle bara skapa merarbete utan någon nytta för företagen. Utredningen har också tittat på om gränsen (3 mkr) för när det är tillåtet att göra förenklat årsbokslut borde förändras, men kommit fram till att det för närvarande inte finns behov av det.

Gemensamma verifikations­nummerserier

Ännu en särskild fråga som utredningen fick i uppdrag var att se över var reglerna om gemensamma verifikationsnummerserier. Den frågan uppstår framförallt i större företag och koncerner som samlat all redovisning i så kallade shared service centers. Delas en nummerserie av flera företag blir serien bruten i varje enskilt företag. Det framgår av Bokföringsnämndens allmänna råd om Bokföring BFNAR 2013:2 punkt 5.9 att det inte är förenligt med god redovisningssed. Utredningens bedömning är att det kravet inte följer direkt av bokföringslagen och att det inte finns något som hindrar att det inom ramen för normgivningen utvecklas regler som tillåter andra metoder av systematisering av verifikationer än obrutna serier av identifieringstecken. Utredningen lämnar därför inte några förslag om lagändring. I stället blir det en fråga för Bokföringsnämnden att se över regelverket om bokföring.

Andra frågor som bör ses över

Som beskrevs inledningsvis var utredningens uppdrag att se över bokföringslagen i syfte att åstadkomma ett modernt, teknikneutralt och enkelt regelverk som är anpassat till dagens förhållanden och att särskilt titta på ett antal utpekade frågor. Tiden för utredningen har varit kort och man konstaterar att man inte har haft tid att ta fram förslag avseende andra frågor än de som särskilt angavs. Utredningen konstaterar dock att det under utredningens gång kommit fram ett antal problem som bör tas om hand genom en kommande översyn av lagen. Man konstaterar att det är mer än tjugo år sedan bokföringslagen sågs över i ett sammanhang och att den tekniska utvecklingen har gått fort sedan dess.

Exempel på frågor som kommit fram under utredningen men som det inte funnits tid att utreda närmare är:

• problem vid systembyten då all räkenskapsinformation inte kommer med,
• problem för företagen att veta om programmen uppfyller bokföringslagens krav, och
• behov av att modernisera reglerna kring kontantbetalningar.

Sammanfattningsvis anser utredningen att det finns ett behov av en bred förutsättningslös översyn av hela bokföringslagen. Den slutsatsen håller jag med om!

När föreslås reglerna träda i kraft?

Utredningen föreslår att reglerna ska träda i kraft den 1 juli 2022. Innan förändringen genomförs ska förslaget skickas på remiss och remissynpunkterna hanteras. Om det hinns med under våren 2022 vet vi inte ännu.

Utredningen föreslår inte att det ska vara några övergångsregler, utan reglerna ska kunna tillämpas direkt. Det innebär att allt material som företagen sparat på papper för tidigare räkenskapsår ska kunna kastas direkt om det överförts till elektronisk form. Det förutsätter att man sedan tidigare följt kravet att överföringen har skett på ett betryggande sätt och att inte några uppgifter har försvunnit.

Förutom reglerna i bokföringslagen föreslås motsvarande anpassningar i stiftelselagen och lagen om kommunal bokföring och redovisning.

Hur har Srf konsulterna bidragit i utredningens arbete?

Srf konsulterna har deltagit i utredningens arbete på flera sätt. Redan tidigt i arbetet skickade utredningen ut en enkät till Srf konsulternas medlemmar med frågor om vilka lagkrav som konsulterna såg som särskilt betungande. Synpunkterna som framkom vid enkäten omnämns på många ställen i betänkandet och min bedömning är att de har varit en viktig del i utredningens arbete.

Srf konsulterna har varit representerade genom undertecknad, Maria Albanese (bokföringslagen och kombi­uppdrag) och Mikael Carlson (förenklingar mikroföretag), i den expertgrupp som varit knuten till utredningen. I de diskussioner som förts där har det varit viktigt att föra fram såväl företagens som redovisningskonsultens och lönekonsultens perspektiv.

När förslaget skickas ut på remiss kommer Srf konsulterna att få chans att tycka till om förslagen igen.