Det är hög tid att börja planera boksluten inför årsskiftet och det kommande året redan nu. Planeringen bör göras tillsammans med kunden, den ska vara skriftlig och ingå i redovisningskonsultens dokumentation. Passa även på att se över uppdragsavtalen och gör utvärderingen av befintliga uppdrag.

Inför avslut av räkenskapsår

Många av våra kunder står nu inför ett avslut av räkenskapsår och det kan vara hög tid att förbereda vilken information du behöver ha för att bokslutsarbetet ska bli effektivt. Det är bäst att redovisningskonsulten skriftligen kommunicerar vilket underlag som kunden ska ta fram, på så sätt har vi också en egen dokumentation sparad över vad som har efterfrågats.

I denna kommunikation kan även tidplanen tydliggöras, så att man ser till att räkenskapsinformation och andra underlag lämnas in i tid.

Fakturering

För att slippa periodiseringar är det viktigt att du upplyser din kund om att levererat material eller tillhandahållna tjänster ska faktureras innan årets slut. Här kan en uppföljning även göras för att se om det finns obetalda förfallna kundfakturor och följa upp eventuella oklarheter om varför de inte har betalats.

Rätt lön och kontrolluppgifter

För de kunder som bedriver verksamheten i aktiebolagsform kan det nu vara tillfälle att se till att rätt lön tas ut om möjlighet finns, för att se till att maximal lönesumma utbetalas som till fullo täcker framtida pensionsersättningar och för att vid en eventuell frånvaro även får en god försäkringsersättning. Den totala lönen ska förstås även följas upp mot det lönebaserade utrymmet för att ditt utdelningsunderlag ska maximeras.

Det kan nu också vara läge att kontrollera eventuella belopp som satts av till pensionsförsäkring under året i samband med översynen av att rätt lön tagits ut. Vilket givetvis ska sättas i relation till uttag av lön och utrymme för utdelning.

I detta moment kan även kontrolluppgifterna förberedas och skickas in till Skatteverket, vilket man numera kan göra löpande under året.

Uppföljning av befintliga uppdrag

För de befintliga uppdragen ska det löpande göras uppföljning och det kan nu vara tid för att ompröva dem. En kort uppföljning kan göras av att allt löper på smidigt i uppdragen, att inga förändringar skett jämfört med vad som angivits i uppdragsavtalet, att väsentliga händelser rapporterats och följts upp etcetera. Denna uppföljning är ett krav enligt penningtvättslagen, men det står där inte angivet när i tiden uppföljningen av befintliga uppdrag ska göras.

Om man nu tar sig tiden att följa upp befintliga uppdrag och kommunicerar möjligheter och problem, så kan det vara den bästa tidpunkten på året för att ha tid att se över planeringen av uppdragen.

Beläggningsgrad

En annan sak som är viktig att följa upp är hur budgeterad tidsåtgång i uppdragen överensstämmer med det verkliga utfallet. Bland medarbetare kan det också vara viktigt att se på om beläggningen är jämn, så att ingen av dina medarbetare är överbelastad med arbetsuppgifter. Här kan det inför den kommande vårsäsongen, som fortfarande är mycket intensiv på grund av många olika rapporteringstidpunkter, vara idé att se över behovet av eventuell säsongsanställning.

Något som många redovisningsverksamheter gör är att rotera uppdragen, vilket kan vara en god idé för att se på uppdragen med ”nya” ögon. Denna rotation av uppdrag kan vara bra som kontroll av att det med rimlig tidsinsats fungerar att överta en annan medarbetares uppdrag.

Årets slut närmar sig hastigt och med en god planering och med proaktivt agerande kan även vi som är redovisningskonsulter få njuta av ledigheten över jul- och nyårshelgen!