Ragna Karlén Stavegren är VD och driver redovisningsbyrån tillsammans med Claes Stavegren och Jenny Ringh. De har varit verksamma i snart 25 år och först de senaste åren hittat ett arbetssätt som gjort att byrån växer med kvalitet, att medarbetarna känner sig säkra i sina roller och att de har goda möjligheter att faktiskt utveckla kundernas affärer.

– I den här branschen är det svårt att profilera sig, alla vill i stort sett samma sak, säger Ragna Karlén Stavegren. Alla pratar om att vi måste ta oss vidare men inte hur, det gjorde mig frustrerad. Trots att vi alltid har fokuserat på hög kvalitet i vårt arbete tyckte jag ändå att vi stod och stampade. Vi växte inte och vi levererade inte tillräckligt av de där högkvalitativa tjänsterna som vi ville. Vi var en av de första byråerna som blev ISO-certifierade men trots att vi införde bra rutiner långt före Reko kunde vi inte ta det där sista steget.

Ledarskap nyckeln

Vändningen för Karlén & Stavegren kom för ungefär tre år sedan.

– Det började med att jag blev engagerad i ett större uppdrag, berättar Ragna. På det företaget träffade jag en otroligt duktig VD som var en mycket tydlig ledare. Jag har alltid haft tankar om ledarskap och här träffade jag en person som gjorde exakt det jag ville göra, men i ett stort företag. Jag tog rygg på honom och tittade fascinerat på. När uppdraget tog slut fick jag tid att tänka på framtiden och vi delägare på byrån tog ett gemensamt beslut att vi skulle utveckla Karlén & Stavegren. Vårt förändringsarbete, som fortfarande är en process, började med att jag gick en ledarskapsutbildning.

Rent konkret innebar det att Karlén & Stavegren valde att investera ett års arbete i Ragnas ledarskapsutveckling, en period då hon i stort sett helt ägnade sig åt att bli en bättre ledare och driva byråns utveckling framåt.

– Jag tror stenhårt på att ledarskap är nyckeln till en lönsammare verksamhet, även i vår bransch, säger Ragna. Väljer man att, som vi, satsa på det fullt ut måste man också vara beredd på att det kostar initialt och tar lång tid. Det gäller att vara uthållig. Är man det får man också skörda i framtiden.

Säkrare medarbetare

Den första aktiviteten på redovisningsbyrån mot målet att bli bättre och mer lönsamma var att samla alla medarbetare för ordentliga utvecklingssamtal.

– Jag och Jenny bokade in halvdagar med samtliga i personalen för att försöka komma till rätta med varför vi inte lyfte, varför vi satt fast och inte kom vidare, fortsätter Ragna. Efter de samtalen kom vi fram till två kärnprocesser som inte fungerade. Det var dels vår uppstartsprocess och dels att mycket information om kunderna stannade hos kundansvariga och inte nådde den medarbetare som utförde arbetet. Vi var för otydliga i våra uppstartsprocesser, både internt och mot våra kunder. Kunden kunde ha en annan uppfattning än oss om vad uppdraget skulle gå ut på. Vad gäller informationen om kunder var den trånga sektorn Claes, som är den som oftast säljer in våra uppdrag. Han hade så mycket att göra att han inte alltid hann vara tydlig med vad han och kunden kommit överens om, vilket gjorde att medarbetarna inte kände sig säkra i sina roller. Vi fick helt enkelt hitta ett sätt att ”tanka ur” honom all information. Vi löste problemet med återkommande kundgenomgångar där alla som är involverade i kunden samlas och gör en total bedömning av kunden i alla perspektiv, både vad gäller redovisning, rådgivning och rutiner. Vi märkte ganska snabbt att våra medarbetare blev säkrare i sina roller och i kontakterna med kunderna när de har uppdragets art klart för sig. Detta frigjorde också tid för Claes att ägna sig åt det han är bäst på – att hjälpa kunderna med avancerad rådgivning och att ägna sig åt affärstransaktioner.

När medarbetarna hos Karlén & Stavegren kände sig trygga i kundrelationen var det dags för nästa steg i utvecklingen. Att de även skulle känna sig säkra i sak.

– Vi behövde hitta ett bra sätt att snabbare höja kompetensen hos våra medarbetare, säger Ragna. Därför har vi infört kompetensluncher. Varje torsdag äter alla lunch tillsammans och vi avsätter en timme för att diskutera ett ämne som för tillfället är aktuellt. Ibland tar vi även in en extern föreläsare. Alla måste äga sin kunskap för att växa in i konsultrollen. Alla kan inte bli experter men alla ska bli så duktiga som möjligt på sin nivå. Att det här gett resultat märks tydligt. När vi startade vårt förändringsarbete för 2,5 år sedan var det ett fåtal personer som fullt ut kunde göra hela kedjan av tjänster, inklusive grundläggande rådgivning, och som även kunde sälja in byrån och teckna nya avtal. Nu är det nio av våra elva medarbetare som klarar detta. En fantastisk utveckling.

Göra kunden intresserad av redovisning

– Vi har märkt att vi vinner mycket hos kunden genom att prata i processer, berättar Ragna vidare. Vi illustrerar deras egen verksamhet i ett flöde och plockar ut delprocessen bokföring. Då kan vi visa vad vi gör, från ankomst av material till kontering, löner, avstämning och analyser. Helt plötsligt blir redovisningen så mycket mer än bara en pärm i en hylla, kunden förstår vad vi faktiskt gör. En del av vår affärsidé är att göra redovisningen systemerad och kommunicerad så att kunden blir intresserad och förstår sin egen redovisning. Då kan vi möta kunden i deras verklighet och med hjälp av våra numera säkra konsulter hjälpa kunden att faktiskt driva sin verksamhet framåt, mot deras mål och visioner.

^{Ragna Karlén Stavegren  Foto: Mats Åsman}

Svårare idag

I redovisningsbranschen finns så många fler komplexa uppgifter idag, arbetsuppgifter som man traditionellt sett inte jobbade med tidigare. HR-frågor, försäkringsfrågor och tekniska lösningar är bara några exempel.
– Bokföring är en lågarvodesbransch, hur kan man då förvänta sig att alla som jobbar med redovisning plötsligt ska bli drivna konsulter, frågar sig Ragna. Ju mer man automatiserar desto svårare blir det också att lösa eventuella felaktigheter eftersom man är van att mycket i det dagliga jobbet sköter sig själv. Jag tror på att vi behöver specialisera oss inom ett visst område, det funkar även på ett litet företag. Får man en svår fråga börjar man med en intern specialist, saknar man spetskompetens någonstans så rekommenderar jag att man samarbetar med andra för då blir man en större tillgång för sina kunder. Sen handlar det om att utnyttja varje resurs på bästa sätt. Här kommer ledarskapet återigen in, ett lyssnande kommunikativt ledarskap. Alla kan inte bli experter men man kan bli säker på sin nivå.

– Vi jobbar numera efter en struktur som jag tror är helt rätt, fortsätter Ragna. Många i branschen säger att de ska bli de bästa rådgivarna men hur gör man då? Hur gör man för att det inte ska glappa mellan budskap och leverans? Det vet vi idag.

Långsiktig lönsamhet

Hos Karlén & Stavegren har man jobbat målmedvetet vilket lett till att alla är mer nöjda och mer säkra i sina roller. Självkänslan hos medarbetarna har vuxit, nu vågar de i högre grad närma sig kunden och ställa frågor. Tack vare bättre självkänsla gör de per automatik ett bättre jobb.

– Det här kommer att bli lönsamt på sikt, det vet jag, säger Ragna. Idag har jag en entusiastisk personal som kan sälja vår byrå. När man gör en sådan här förändring kan man välja att satsa pengar eller tid. Vi valde att satsa tid. Man måste vara medveten om att en förändringsprocess tar lång tid att genomföra och att man måste jobba målmedvetet. Jag kan rekommendera alla byråledare att gå en ledarskapsutbildning och börja analysera den egna verksamheten. Var står ni idag och vart vill ni nå, ett nuläge och ett börläge. Det är enkelt när man tittar på det men utmaningen ligger i hur man ska gå till väga. Vi har format en företagskultur som gör att det är självklart för våra medarbetare vad som gäller. Det betyder inte att Karlén & Stavegren är paradiset på jorden, självklart händer det saker här också. Men som en medarbetare sa – vi skulle inte sitta och åka från andra sidan stan varje dag om vi inte trivdes på jobbet. Det är ett gott betyg.

– Jag hittade byrån jag själv ville skapa

Arvid Rapp har jobbat hos Karlén & Stavegren i drygt två år. Tanken var först att han skulle ta över sin pappas byrå men kom på andra tankar efter ett besök.

– Karlén & Stavegren var den byrån jag ville skapa, här fanns ett färdigt koncept. Jag insåg att det skulle ta mig många år att nå dit. Vi träffades och jag frågade om de inte helt enkelt kunde tänka sig att köpa min pappas byrå, och på den vägen är det. Jag fick med mig en anställd och en hel del av våra kunder. Här finns en bred kunskap, vi jobbar nära och hjälper varandra. Förut var det jag och farsan som skulle kunna allt, nu har jag helt andra möjligheter att koncentrera mig på vissa områden. Och bli riktigt duktig istället. Det var ett lyckat förvärv, alla är nöjda. Pappa är numera en glad pensionär som gör några jobb mest för att hålla igång.