Arbetsrättslig lagstiftning och tillämpliga kollektivavtal ger ofta bra vägledning, men är sällan till fullo anpassade till de förutsättningar som råder på företaget.

På ett företag skapas snabbt interna rutiner och då måste chefer och ledare vara tydliga med vad som gäller. Vilket förhållningssätt har företaget exempelvis till att medarbetarna arbetar hemifrån vid vissa tillfällen? Är det ok att ta med sig sitt barn till arbetsplatsen om förskolan håller stängt? Vilka villkor gäller för de anställda vid tjänsteresor?

Tydlighet är inte bara viktigt för att anställda ska känna sig trygga och veta vad som gäller i olika situationer. Givetvis utgör tydligheten också ett ramverk för arbetsgivaren att kunna reagera på avvikande beteenden från medarbetare. Ytterligheten – grundförutsättningen för att kunna säga upp personal på grund av så kallade personliga skäl är att arbetstagaren har medvetandegjorts om vad som gäller på företaget i olika sammanhang. Som arbetsgivare går det inte att sitta tyst om personal missköter sig utan man måste snabbt agera och påtala felaktigheter i den anställdes beteende.

Det enklaste sättet att tydliggöra vad som gäller på företaget är att upprätta en personalhandbok innehållande de policys som gäller och som lämpligen finns tillgänglig på företagets intranät. Företagets policys ställer upp vilka företagsregler och ramverk de anställda har att rätta sig efter. Genom att sätta upp en policy kan du som arbetsgivare enkelt kommunicera regler till de anställda och samtidigt ha ett skriftligt dokument att gå tillbaka till om diskussioner eller oegentligheter skulle uppstå.

Förutom grundläggande ordningsregler kan det vara lämpligt med till exempel arbetsmiljöpolicy, resepolicy, alkoholpolicy och IT-policy inklusive hantering av sociala medier. Naturligtvis måste företagets policys kommuniceras ut ordentligt på företaget och medarbetarna involveras lämpligen i arbetet på ett tidigt stadium.

Som anfördes inledningsvis kan företag som är bundna av kollektivavtal (eller så kallade hängavtal) många gånger finna vägledning i avtalets regleringar, men personalhandboken utgör även i dessa fall tydliggörande komplement.