2018 blir ett år då de allra flesta ställer om i rapportering från det traditionella KU-tänket till AGI. För några är det skarpt läge redan från 1 juli i år. De årliga kontrolluppgifterna har inte krävt särskild behörighet för inlämning, något som skiljer det förfarandet åt gentemot AGI. En arbetsgivardeklaration, både dagens som är den summerade och den framtida AGI som även innehåller uppgifter på individnivå, ställer krav på behörighet. För att underlätta i inlämnadeprocessen inför Skatteverket en ny behörighetsroll för AGI, ett registreringsombud.

Rapportering av AGI kan ske på olika sätt beroende på hur löneprocessen ser ut. I de e-tjänster som finns kopplade till AGI finns möjligheten att ladda upp AGI i något som Skatteverket, och även andra myndigheter, kallar för ett Eget utrymme. Det Egna utrymmet kan ses som en tillfällig lagringsplats där uppgifterna kan granskas och kontrolleras innan de blir inskickade till Skatteverket. Inskickade är ett viktigt begrepp i sammanhanget, det innebär juridiskt att uppgifterna har inkommit till Skatteverket och blivit en handling. När AGI däremot befinner sig i Eget utrymme så omfattas de inte av Skatteverkets regelverk. Det är först när uppgifterna är signerade som de lämnar det Egna utrymmet och blir inskickade. Att ladda upp och spara en fil via e-tjänst in i det egna utrymmet kräver ingen särskild behörighet. Det som krävs är däremot en e-legitimation. De som har behörighet att spara och ladda upp fil via e-tjänst kallas av Skatteverket för en Fillämnare. 

I de fall som en person ska ha möjlighet att se de arbetsgivardeklarationer som är inskickade till Skatteverket, men inte kunna påverka uppgifterna, så är det behörigheten Läsombud som blir aktuell. En förutsättning för att behörigheten Läsombud ska se arbetsgivardeklarationer är att de är inskickade till Skatteverket. Däremot så har läsombudet inte behörighet att se de uppgifter som är sparade i e-tjänsten, i det egna utrymmet. Ett läsombud kan inte heller ändra uppgifter eller signera och skicka in en arbetsgivardeklaration till Skatteverket.

Vad innebär då registreringsombud? Den som har tilldelats behörigheten Registreringsombud kan ladda upp filer och spara uppgifterna i e-tjänsten, det Egna utrymmet, registrera och ändra sparade uppgifter. Det innebär att ett registreringsombud kan förbereda en AGI så att behörig firmatecknare eller vd kan godkänna och signera den i det egna utrymmet. Ett registreringsombud är däremot inte behörig att signera och skicka in arbetsgivardeklarationen till Skatteverket. Rollen som registreringsombud blir väldigt användbar för att göra en smidig AGI-hantering i löneprocessen, framförallt för de som gör löner för många företag. För att kunna använda funktionen Registreringsombud ska en behörig firmatecknare eller vd kunna anmäla personen i e-tjänsten Ombud och behörigheter eller via pappersblankett. Det går att anmäla Registreringsombud från och med mitten av mars. Registreringsombud kommer bara att kunna användas för rapportering av AGI från och med juli 2018. Det kommer inte att gälla för andra deklarationstyper och det kommer inte att gälla för dagens e-tjänst för Moms- och arbetsgivardeklarationer. När/om det kommer gälla för fler deklarationstyper är inget som är klart idag.

Vem får då skicka in en AGI?

Det är den behöriga företrädaren…

Behörig företrädare – En person som är behörig firmatecknare eller deklarationsombud har full behörighet och kan, utöver att ladda upp filer och spara uppgifterna i e-tjänsten:

• läsa, registrera och ändra sparade uppgifter i e-tjänsten,
• läsa uppgifter som är inskickade till Skatteverket,
• skicka in arbetsgivardeklarationer till Skatteverket.

Bildkälla: Skatteverket