Varför finns reglerna om användning av kassaregister?

Skyldigheten för företag att använda kassaregister har funnit sedan 2009. Reglerna infördes för att skapa en sund konkurrens mellan företag i kontantbranschen. Alla företag som i sin näringsverksamhet säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort eller swish ska använda ett kassaregister. På så sätt får de samma villkor när det gäller vilken försäljning som ska redovisas och möjligheten att undanhålla försäljningar minskar.

Vilka företag behöver ett kassaregister?

För att omfattas av skyldigheten behöver försäljningen ske mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Det finns många olika betalningssätt och tekniken fortsätter utvecklas med nya lösningar.

Kontant betalning är betalning med sedlar och mynt, rikskuponger (kuponger som företaget löser in hos något annat företag) och pantkvitto. Även elektroniska betalningar omfattas och jämställs enligt Skatteverket med kontokortsbetalning.

Exempel på elektroniska betalningar är när betalning sker via en SMS-tjänst eller någon annan elektronisk betalningstjänst. Det medför att en försäljning som en kund betalar genom att swisha ska registreras i ett kassaregister.

Fakturerade försäljningar omfattas inte av skyldigheten att registreras i ett kassaregister. En fakturerad försäljning kännetecknas av att säljaren lämnar kredit till en köpare för senare betalning. Det finns däremot inget som hindrar att ett företag använder ett kassaregister för att registrera försäljning mot kredit. Det kan vara bra för att få en bra sammanställning över vilken försäljning som har skett under en dag.

Om ett företag upprättar en faktura och samtidigt tar kontant betalt vid försäljningstillfället brukar fakturan kallas kontantfaktura. Upprättar företaget en kontantfaktura för försäljningen behöver den inte registreras i ett kassaregister. Det förutsätter att företaget följer de regler som gäller för bokföring av fakturor och att kontantfakturan innehåller ett antal uppgifter.

Undantag från att använda ett kassaregister

Det finns en rad undantag från skyldigheten att använda kassaregister. Dessa undantag kan delas in i tre grupper: undantag enligt lagen, undantag i enskilda fall som Skatteverket har beslutat samt undantag enligt Skatteverkets föreskrifter.

Det är en sådan föreskrift som Skatteverket nu har förnyat för företag som säljer lotter och skicklighetsspel på offentliga nöjestillställningar. Det finns även undantag enligt Skatteverkets föreskrifter för viss obemannad försäljning som uppfyller vissa förutsättningar. Med obemannad försäljning menas att ett företag säljer varor eller tjänster där köparen själv sköter betalningen, utan övervakning av någon från företaget. Kunden kan till exempel betala med kort eller lägga betalningen i ett fack, en låda eller liknande. Om företaget övervakar att betalningen görs är försäljningen inte obemannad.

Undantag enligt lag

Det finns sju situationer som enligt lag undantar företaget från skyldigheten att använda ett kassaregister.

Ett undantag gäller företag som bara i obetydlig omfattning säljer varor eller tjänster mot kontant betalning eller mot betalning med kontokort. Med det menas att den normala omsättningen inklusive moms under beskattningsåret kan antas uppgå till högst fyra prisbasbelopp. För beskattningsåret 2024 innebär det en omsättning på 229 200 kronor.

Ett annat undantag gäller att den som säljer varor eller tjänster genom distansavtal eller hemförsäljningsavtal inte är skyldig att använda kassaregister. Det är företag som exempelvis säljer varor som köparen beställer på en hemsida och får levererat hem.  

Undantag för det enskilda företaget

Slutligen kan Skatteverket medge undantag från skyldigheterna kring kassaregister i två fall. Ett beslut om undantag får förenas med villkor.

För det första kan undantag medges när behovet av ett tillförlitligt underlag för skattekontrollen kan tillgodoses på ett annat sätt.

För det andra kan undantag medges när en viss skyldighet är oskälig. Vad som avses med det bedöms i varje enskilt fall och med beaktan av samtliga omständigheter i det enskilda fallet. Undantag kan innebära att företaget helt befrias från att använda ett kassaregister, eller avse en viss skyldighet, exempelvis skyldigheten att erbjuda kvitton.

Vad händer om man inte använder ett kassaregister?

Om ett företag inte följer reglerna ska Skatteverket ta ut en kontrollavgift. Det kan exempelvis ske om kassaregistret inte uppfyller lagens krav, företaget inte registrerar en försäljning eller annan användning av kassaregistret eller inte tar fram och erbjuder kunden ett kvitto.

Kontrollavgiften är 12 500 kronor för varje kontrolltillfälle. Skatteverket ska bara ta ut en kontrollavgift vid varje kontrolltillfälle, oavsett om en eller flera överträdelser har konstaterats.