– Kravet att behöva spara papperskvitton och pappersfakturor trots att de fotats eller skannats har länge upplevts som onödigt och otidsenligt av såväl Srf konsulternas medlemmar som medlemmarnas kunder, säger Maria Albanese, redovisningsexpert vid Srf konsulterna som ingått i arbetsgruppen för den nya utredningen som har genomförts av konsultföretaget Trinovo.

Enligt bokföringslagen måste företag arkivera räkenskapsmaterial i den form det har tagits emot. Det betyder att om kvitton och fakturor tagits emot på papper så måste de behållas i den formen. Det här ger upphov till en krånglig administrativ process, för exempelvis reseräkningar.

Bland jämförbara länder är Sverige ensamt om att ha kvar krav på arkivering av pappersmaterial. Det blir ett konkurrenshinder, eftersom svenska företag inte fullt ut kan utnyttja fördelarna med de digitaliserade bokföringsverktyg som finns på marknaden.

Svenskt Näringsliv i samarbete med Srf konsulterna och andra företag i branschen har genomfört en konsekvensutredning. De processer som arkiveringskraven ger upphov till har kartlagts genom intervjuer med företag i olika storlekskategorier, för att på så sätt uppskatta tids- och resursåtgång i enlighet med den så kallade standardkostnadsmodellen. Metodiken är väletablerad och har använts av bland annat Nutek och Tillväxtverket för mätningar av företagens administrativa kostnader. Flera av intervjuerna har genomförts med Srf konsulternas medlemmar som beskrivit processen i små och medelstora företag.

– Det som är intressant med den här undersökningen är att man räknat ut vad detta krav faktiskt kostar. 3,9 miljarder per år, det är ingen liten summa, säger Maria Albanese.

Baserat på arbetskraftskostnaderna för 2020 motsvarar det kostnaden för ungefär 5 700 heltidsjobb.

Hantering av reseräkningar utgör den absolut största delen av kostnadsmassan, som är beräknad på statistik från 435 000 bokföringsskyldiga företag vars omsättning överstiger 400 000 kronor.

Studien visar också att arkiveringsreglerna är dåligt anpassade till det digitala arbetssätt som många företag övergått till som en konsekvens av Covid-19 pandemin. En följd av det är att räkenskapsmaterial måste skickas med post till och från medarbetarnas bostäder.

Studien visar även på den generella betydelsen av konsekvensutredningar och kvantitativa beräkningar av företagens kostnader för regelefterlevnad.

– Regeringen har tillsatt en utredning som särskilt ska titta på den här frågan. Undersökningen visar verkligen att det finns behov av att modernisera lagen och möjliggöra ett helt digitaliserat arbetssätt, säger Maria Albanese.

Svenskt Näringsliv och Srf konsulterna har länge verkat för att bokföringsreglerna ändras så att räkenskapsmaterial som tagits emot i pappersform ska kunna föras över och arkiveras elektroniskt.

Den genomförda studien bidrar med underlag till den utredning om enklare regler för mikroföretagande och en modernare bokföringslag (N 2020:03) som just pågår. Sista juni i år ska utredningen lämna sitt förslag till nya regler.