Under hösten har seminariet Srf Byråutveckling genomförts på fyra orter – Växjö, Göteborg, Malmö och Stockholm. I stort sett alla tillfällen har blivit fullbokade och deltagarna har fått lyssna till Anders Bernåker, lärare eller Mikael Carlson, branschansvarig redovisning hos Srf konsulterna. De har belyst områden som är viktiga ur ett strategiskt perspektiv och till sin hjälp har de haft David Wengbrand, från Wengbrands Redovisning AB,  som delat med sig av egna erfarenheter och hur han förändrat arbetet på sin byrå i takt med branschens utveckling, både framgångsfaktorer och misstag. Det tre timmar långa seminariet inleddes med kaffe och bulle och avslutades med wraps och dryck, bra mingeltillfällen för deltagarna att diskutera med varandra.

Anders Bernåker och David Wengbrand

1. Strategi och vägval

Seminariet är indelat under fem huvudrubriker där den första rubriken handlar om strategier och vilka vägval man kan göra.

– En del frågar sig om förändring i vår bransch verkligen behövs, sa Anders Bernåker. Kanske går det bra ändå, men det vi vet är att omgivningen förändras. Förmodligen blir det tufft om man inte är beredd att hänga med.

Trender för yrkesrollen redovisningskonsult är ett ökande behov av flera viktiga parametrar, bland annat kompetensutveckling för rådgivning, kännedom om kundens verksamhet och säljinsatser. Enligt undersökningar efterfrågar allt fler kunder att deras konsult har större kännedom om deras bransch.

Frågor man kan ställa sig är om man satt upp tydliga mål för sin verksamhet, om kunderna är nöjda idag, om man har vetskap om kundens mål och behov, om man nyttjar sina egna resurser effektivt och om verksamheten är tillräckligt lönsam.

– Glöm inte att kommunicera dina mål till personalen, betonade David Wengbrand. Annars blir det ytterst svårt att nå dem. På min byrå har vi både kortsiktiga- och långsiktiga mål. Ett av de kortsiktiga är att vi ska vara klara med alla junibokslut i augusti. Ett av de långsiktiga är att vi ska ha sju timmars arbetsdag med bibehållen lön.

2. Det viktiga kundvalet

Rätt kunder ger lönsamhet, fel kunder ger problem. Vilka är kraven för att bli kund hos dig? Genom att ställa krav på kunden skapas strukturer som i sin tur frigör tid och ger en större kundnytta.

– Mitt tips är att försöka fostra kunden, sa David. Det kan vara en svår diskussion att ta men betydligt bättre än att gå och beklaga sig i fikarummet. Och det är värt besväret.

Anders Bernåker visade ett räkneexempel på vad struliga kunder kan kosta.

– Vi tänker oss en redovisningsbyrå med fem anställda. Varje medarbetare har två kunder som lämnar material sent, inte svarar på frågor och klagar på fakturorna. Detta tar tid i anspråk och på ett år är den tiden värd drygt 70 000 kronor. Med detta i åtanke kan vi faktiskt se att Davids mål om en arbetsdag på sju timmar faktiskt är möjligt – om vi bara har kunder som gör som de ska.

3. Medarbetare avgör potentialen

Redovisningsbyråns viktigaste resurs – personalen – måste utvecklas för att skapa vinst. Kompetens är så klart grund för kvalitet och kapacitet men god kommunikationsförmåga och intresse för kunden är minst lika viktiga egenskaper för att nå lönsamhet. Men hur får man bra medarbetare?

– Anställ personer som är olika, tipsade David. Jag gjorde initialt fel, jag ville bara ha lika personer som var självgående och hade en viss profil. Det blev ingen bra mix totalt sett.

Andra tips är att vara noggrann vid rekrytering, ha utbildnings- och karriärplaner, ge och kräva ansvar, belöna bra prestationer och göra regelbundna uppföljningar av både prestation och trivsel. Ta reda på vad dina medarbetare vill lära sig mer av, hur de vill utvecklas och – naturligtvis – om det finns kundbehov för detta.

4. Standardisering och automation

Att standardisera och automatisera handlar om att skapa effektivitet så att man gör rätt från början och därmed undviker rättelser och merarbete. Men man måste också vara beredd på att standardisering utmanar kundrelationen.

– Likartat volymarbete ska automatiseras, sa David Wengbrand. Problemet för oss är att vi inte har så väldigt mycket av vårt arbete som är likartat. Istället anpassade vi oss efter kunden i vår iver att digitalisera. Nu, några år senare, vågar vi sätta ner foten och har valt att enbart jobba med två olika system. Vill man vara kund hos oss är det våra system som gäller. För att effektivisera har vi istället valt att anställa en koordinator som ska se till att allt material är komplett när våra konsulter börjar jobba med kunduppdragen. Vi har märkt att den stora tidstjuven är att materialet ofta inte är komplett när konsulterna börjar jobba. Så mitt råd är – våga anpassa kunden till ert arbetssätt istället för att anpassa er efter kunden.

5. Prisstrategi och debitering

– Din byrås intäkt är kundens kostnad. Om kundföretaget inte går så bra har vi redovisningskonsulter en benägenhet att fakturera lite mer försiktigt, sa Anders Bernåker. Om man då har många olönsamma kunder kan det bli problem.

Ett fast pris för en viss tjänst kan för många vara bra ur lönsamhetssynpunkt.

– Om du jobbat länge och är kunnig så kan du förmodligen leverera ett svar på en för kunden svår fråga på bara några få minuter. Ditt svar är baserat på många års erfarenhet och kunskapsinhämtning. Den kunskapen är värd något, även om du kan ge ett tillfredställande svar på kort tid. Har du ett fast pris på en sådan tjänst så behåller du effektivitetsvinsten i ditt eget företag.

Anders Bernåker visade ett annat räkneexempel som fick deltagarna att fundera över prissättning per verifikation.

– En soloföretagare har i genomsnitt 164 verifikationer per omsättningsmiljon. Ett företag med 200 anställda har i genomsnitt 18 verifikationer per omsättningsmiljon. Om du tar betalt på det sättet blir det ju väldigt mycket dyrare för det lilla företaget.

– Tänk på att starka kundrelationer är mindre priskänsliga, var den avslutande kommentaren från både Anders Bernåker och David Wengbrand.