Lönebranschen söker efter lönekonsulter och efterfrågan på duktiga konsulter är stor. Annonser radar upp eftersökta egenskaper och kompetenser och bland dessa efterfrågas ofta proaktivitet, flexibilitet, stresstålighet och teamkänsla. Väldigt sällan läser man ordet kommunikativ om inte kravet omfattar att lönekonsulten ska kunna kommunicera på engelska. Kanske utgår man från att alla kan kommunicera, muntligt och skriftligt, men frågan är; på vilken nivå? Vad krävs av en lönekonsult idag som dagligen ska vårda kundrelationer och kommunicera skriftligt, men även verbalt och ibland i fysiska möten med kunden?

Vad är kommunikation?

Kommunikation handlar om att förmedla information till en mottagare genom skrift, tal eller andra medel för att skapa en förståelse, utbilda, informera, nå överenskommelser med mera. I detta kommunikationsflöde kan man vara aktiv eller passiv. Man tar emot kommunikation eller uttrycker sig i kommunikationen. Det låter ju inte så konstigt, eller hur? Alla lär sig att skriva och tala, och vet att man måste anpassa sitt uttryck till olika mottagare på olika professionella nivåer. Den delen av kommunikation som ofta glöms bort är den passiva kommunikationen. När man lyssnar, när man tar emot och tolkar, läser mellan rader, analyserar orden och ska skapa en förståelse för vad personen bakom kommunikationen verkligen uttrycker och vill. Denna del av kommunikation utgör grunden för proaktivt arbete, genom vilket lönekonsulten kan tolka, se behov och förutse problem.

Vad händer när vi lyssnar och vem tar ansvar för att förståelse uppnåtts?

Låt säga att man sitter i ett telefonmöte med en av sina lönekunder och kunden vill se en förändring i löneprocessen. Det fungerar inte riktigt så som kunden förväntat sig. Mötet är bokat i en timme, och man har förberett sig med rykande hett kaffe, datorn är påslagen och agendan för mötet är öppen på skärmen. Redo att skriva ner anteckningar. Kunden berättar om sina förväntningar och vad de inte är nöjda med. Datorn plingar till och du får ett mejl i inkorgen. Distraktion. Kunden berättar vidare och du har tappat fem sekunder av kommunikationen när du tittade snabbt på mejlet. Hitta tillbaka till fokus. Din tur att svara.

Hur länge kan man hålla fokus utan att tappa förmågan att lyssna? Vilka händelser stör och gör att man tappar tråden? Vågar man be kunden upprepa vad de just sagt, eller tänker man att helheten går nog att förstå ändå? Att faktiskt luta sig tillbaka och aktivt lyssna istället för att anteckna och fundera på nästa punkt på agendan ökar effekten av kommunikationen dramatiskt. Att inte tänka på vad du ska svara under tiden personen talar. Att skala bort onödiga distraktioner och med medvetenhet ta emot kommunikationen, gör att man ökar chansen för att egna tankar väcks, och att frågor och funderingar skapas naturligt. Avsätt tid till att göra anteckningar efter att mötet avslutats.

Att vara en god lyssnare handlar om att kunna fokusera och genuint vara intresserad av vad personen har att säga. Då väcks egna tankar och man vill ställa frågan ”kan du berätta mer?”. Genom sådan bekräftelse och feedback kan du få personen att känna att den har blivit lyssnad på.

Att ställa frågan, ”kan du återge vad jag berättat, så att jag vet att du har förstått det jag uttryckt?” ställs inte ofta nog, trots att den kan säkerställa att kommunikationen verkligen nått fram. Ansvaret att ställa denna fråga tillfaller den som aktivt uttryckt sig. Ansvaret att kunna svara på frågan tillfaller den som passivt mottagit informationen, men ändå aktivt lyssnat. Våga fråga och se till att förmågan att lyssna har varit så medveten och fokuserad att det är lätt att svara på frågan om den ställs.

Lönekonsultens framtida roll och kommande krav på kommunikation

Lönebranschen utvecklas och de senaste åren har den väntade digitaliseringen genom alltmer utvecklade system kommunicerats till lönekonsulter som en del i utvecklingen. Löneprocessen kan därmed behöva förändras, och genom mer automatisk löneberedning kommer arbetsuppgifterna för en lönekonsult att se annorlunda ut. Tid, som tidigare lagts på manuell lönehantering och avstämning kommer frigöras. Relationen mellan kunden och lönekonsulten påverkas och kan fördjupas. Nya arbetsuppgifter som rådgivande konsult och support i systemfrågor kommer att växa fram, vilket ger ett bredare spektrum av kompetens.

Den traditionella rollen som lönekonsult har alltid ställt krav på god kommunikation genom att man ska kunna svara på frågor som uppkommer vid löneberedning, kunna tolka avtal, stödja anställda och kunna utbilda anställda och kunder i nya system och vid lag- och avtalsförändringar.

Kommunikationskraven på den framtida rollen som lönekonsult kommer inte minska utan istället öka. Att vara rådgivande och kunna ge support ställer krav på både skriftlig och muntlig kommunikation. Det kräver också att kunna vara pedagogisk i sin roll, att agera proaktivt och kunna kommunicera lösningar, förslag och åtgärder.

Kan man utveckla sin kommunikativa kompetens och sin förmåga att lyssna?

Idag erbjuds utbildningar i lönebranschen inom många olika områden till exempel arbetsrätt, ekonomi, fördjupning inom lön och löneväxling. Detta är bara ett litet urval av alla kurser som finns och det är givetvis positivt att utbildning och utveckling inom lön hjälper lönekonsulten att bredda sin kompetens. När det kommer till kommunikation så måste man utvärdera sig själv och sin förmåga för att veta vad man behöver utveckla. Det kan handla om praktisk retorik och konsten att kunna övertyga, att utveckla den skriftliga förmågan, konflikthantering och därmed öka sin förmåga att lyssna, att utveckla sin läs och tolknings förmåga och kanske utveckla sitt kroppsspråk.

Det erbjuds många kurser inom ovan nämnda områden i Stockholm men även runt om i landet. Att utveckla sin förmåga att kommunicera ger ett starkt verktyg att använda inom yrket och tillsammans med hög lönekompetens har man skaffat sig ett vinnande koncept för framtiden!

Text: Michelle Bobr, Auktoriserad Lönekonsult, Pay Data Flow – Quality Payroll Services
Michelle Bobr är aktuell som föreläsare på mässan under Srf dagarna 28-29 september.