Statliga verk brukar inte ligga i framkant när det kommer till innovativa lösningar, effektiviseringar och snabbfotade organisationer. De brukar snarare beskrivas som långsamma kolosser med tröga beslutskedjor. Trafikverkets löneavdelning är verkligen beviset på motsatsen. För sitt moderna arbetssätt och sin förmåga att driva förändring belönades verksamheten med Srf konsulternas pris Årets Srf Auktoriserade Verksamhet (byrå/företag/avdelning) vid Srf dagarna under hösten,mer om detta längre ner i artikeln. Om arbetet gått lätt? Inte alls inledningsvis, men tack vare en ombyggnad insåg alla att digitalisering skulle bana väg mot nya möjligheter.

Eva Brodin

På Trafikverket är löneavdelningen en del av HR, och det är HR-avdelningen som driver lokalfrågorna. När Trafikverket för några år sedan skulle spara skattemedel genom mindre lokalyta tyckte HR-avdelningen att de själva skulle vara först ut och gå i bräschen för det nya kontorslandskapet med ”clean desk”, det vill säga inga fasta arbetsplatser.

– Jag trodde inte mina öron, berättar Eva Brodin. Jag frågade HR-chefen om han hade en aning om vad vi jobbade med på löneavdelningen. ”Det ska nog gå, det får ni lösa” fick jag till svar. Då gick jag runt i korridoren och tittade in i alla kontorsrum där våra lönekonsulter satt. Alla hade minst två bokhyllor fyllda med pärmar och varje pärm var så klart fylld med papper. På väggarna hängde anslagstavlor med post-it lappar, på skrivborden låg pappershögar. Det här var strax före jul 2015. Jag minns att jag funderade på om jag skulle säga något före jul eller efter. Jag berättade före jul, för jag ville ju inte att mina medarbetare skulle få höra om detta från någon annan. Det var nog ingen som trodde att den nya idén var genomförbar.

– Jag försökte se positivt på det hela, berättar Eva vidare. Men den riktiga skjutsen i rätt riktning fick vi tack vare den ombyggnad som skulle ske i våra lokaler. Lönekonsulterna blev utspridda i rum lång ifrån varandra, till och med i olika byggnader. Och vi märkte att alla inte alls hade samma typ av papper i pärmarna, något som jag trodde. När en medarbetare skulle rycka in för någon annan så fick denna person springa mellan olika byggnader för att hämta rätt papper. Då insåg alla att om vi var lite mer digitala så skulle jobbet bli så mycket enklare och alla var plötsligt motiverade till förändringen.

När något ska förändras så går man ofta igenom hela arbetsprocessen. Det Eva märkte var att kvaliteten från lönekonsulterna var skiftande. Någon hade mer komplicerade ärenden, det fanns en snedbelastning och om någon var sjuk vid lönekörning så fick någon annan rycka in.

– Vi började prata om hur vi skulle jobba med vår sårbarhet, minns Eva. Det slutade med att vi skapade team. Alla hade fortfarande sina egna löner att göra men lärde sig mer om de andras.

En bärbar låda för de personliga sakerna är allt som behövs.

Sen gick Eva ett lönechefsprogram.

– Jag träffade chefer från andra verksamheter och fick nya idéer. Vi på Trafikverket skulle fortsättningsvis inte ha våra egna löner att ansvara för utan göra nya team med gemensamt ansvar, helt enkelt fördela arbetsuppgifterna på nytt sätt. Då ringde jag Ing-Marie, som var min ställföreträdande och det var nog första gången jag fick tyst på henne.

– Jag kommer till och med ihåg var jag var någonstans när jag fick samtalet, berättar Ing-Marie Johansson och skrattar åt minnet. Jag var på ett övergångsställe inte så långt härifrån. Jag tänkte att nu har hon blivit galen på riktigt och gick hem och la mig i fosterställning.

Inledningsvis skapades två team, ett som ansvarade för lönerna för tjänstemännen och ett som hade ansvar för skiftarbetarna. Det funkade relativt bra, men vid semestern upptäcktes en brist – de två teamen kunde inte varandras löner och hade svårt att täcka upp för varandra.

– Det blev också lite för mycket av en ”vi-och-dom-känsla”, säger Eva. Då började vi jobba över gränserna och i somras slog vi ihop teamen. Nu är vi istället, efter ett förslag från en medarbetare, indelade i ett driftteam och ett supportteam. Varje medarbetare gör en månad i det ena teamet, sen skiftar vi. Jag måste säga att kompetensen höjts något ofantligt och leveranserna är så mycket bättre. Vi har en hög lägstanivå, inget ramlar mellan stolarna.

Tobias Hallin är en av tre robot­programmerare hos Trafikverket.

De nya lokalerna är inte bara moderna, de är även färgkodade och aktivitetsbaserade. Den första ytan man kommer in till är en aktiv zon, målad i rött och orange. Här finns kaffe­maskiner och stora bord där personalen kan fika, äta enklare mat, konferera och jobba vid. Soffhörna för mer avslappnade samtal och vanliga arbetsplatser. I den aktiva zonen får man prata hur mycket som helst och den domineras av liv och rörelse. Nästa zon är den så kallade mellanzonen. Här får man också prata men inte så livligt. Möbleringen är mestadels arbetsplatser med inslag av sittgrupper. Efter det kommer vi till den lugna zonen. Här får man bara viska, inga telefonsamtal är tillåtna. Väggarna här är målade i en lugn, grön färg. Vid vårt besök är endast en av de ca 10 arbetsplatserna i den lugna zonen upptagen. Det finns ännu en zon, den tysta. Där får man inte prata över huvud taget.

– När vi inredde kontoret så trodde alla att de flesta skulle vilja sitta i den lugna eller tysta zonen, berättar Eva Brodin. Den tysta zonen upptog en ganska stor del av ytan med 14 arbetsplatser. Det visade sig att ingen ville sitta där. Vi fick tänka om och nu är den tysta zonen bara ett litet rum med plats för två.

Vid mitt besök blir jag förvånad över hur många som väljer att jobba i den aktiva zonen. Några sitter vid arbetsplatserna, några har slagit sig ner vid det stora konferensbordet.

Anna-Karin ­Ossendorf, förvaltare och lönespecialist.

– Det är mest HR-folket som sitter här, fortsätter Eva Brodin. Fördelen är att de minskat sin tid för möten eftersom många frågor kan diskuteras när man ändå sitter här, många problem löses när folk bara pratar rakt ut. Den som behöver mer avskildhet sätter sig i någon av de andra zonerna.

Förutsättning för att vara helt digitala är att även alla personakter är inskannade, det fixade några sommarjobbare under 2018. Sedan maj 2018 använder sig Trafikverkets löneenhet av e-signering. I dag har ingen sitt eget skrivbord. All personal har ett personligt skåp och en väska där man kan ha jobbrelaterat material som man inte bär med sig hem. Man har till och med fått en robot till arbetskamrat, Brolle.

– Förr hade vi fler administratörer, de uppgifterna fixar Brolle nu, berättar Eva. På statliga verk fattas många beslut och vi hade tidigare fyra administratörer enbart för detta. Två av dem har lärt sig lön och jobbar kvar på vår avdelning, de andra två har gått över till annat administrativt jobb vid Trafikverket.

– Vi är pionjärer på Trafikverket när det gäller RPA, Robotic Process Automation, men nu är det fler enheter som intresserat sig, fortsätter Eva. Brolle fixar en mängd uppgifter som vi tidigare räknade manuellt. Till exempel registrerar han konsulter och visstidsanställda, tar ut rapporter och sammanställer de underlag som vi behöver kontrollera närmare.

Flera medarbetare väljer att jobba i den aktiva zonen.

– Jag vågar påstå att vi jobbar väldigt hållbart, det blir automatiskt så när man är digital, säger Eva. Jag bor i Falun, om jag till exempel har en tid på vårdcentralen en förmiddag så åker jag inte till jobbet i Borlänge utan jobbar hemma den dagen. Vi har inga papper, vi skickar ytterst lite post och har ofta Skype-möten.

På Trafikverket har man en närmast unik hantering när det gäller sjukskrivning. Tidigare ringde den anställde till sin chef som i sin tur fick hantera detta och anmäla till löneavdelningen. Nu ringer personalen till Previa vid sjukdom.

– Vårt samarbete med Previa innebär att vi varje kväll får en fil som läses in i lönesystemet, berättar Eva. Vi på löneavdelningen hanterar läkarintygen vilket betyder att våra chefer inte behöver hantera något alls gällande sjuk personal. Detta har också frigjort mycket tid för oss. Tidigare har kontakt angående sjuka personer tagit några timmar om dagen för varje lönekonsult. Detta har inte bara effektiviserat för oss på löneavdelningen utan för hela Trafikverket.

Karolina Sparrman

Sedan Srf konsulternas kongress klubbade igenom auktorisation för lönekonsulter har det varit möjligt även för verksamma lönespecialister på inhouseverksamheter att ansöka om auktorisation. Inom redovisning är det endast byråverksamheter som kan ha auktorisationen. Detta innebär att en inhouseverksamhet inom lön har samma möjligheter som byråverksamheter att nominera och ansöka till Srf konsulternas utmärkelser som delas ut en gång per år. Vid Srf dagarna 2019 utsågs Trafikverkets löneenhet, som första inhouseverksamhet, till Årets Srf Auktoriserade Verksamhet.

– Det var overkligt och jättekul, säger Eva. Tänk att vi som jobbar inhouse vid ett statligt verk kan vara så moderna och driva förändring så att det uppmärksammas. Vi satsar även stort på kompetens och verkar för att alla som vill ska bli Auktoriserade Lönekonsulter. Förra året kom vi även långt i tävlingen om ett annat pris, Human Growth Award, där vi var en av tre finalister. Förra året var ett bra år och vi är väldigt stolta över det.

Trafikverkets löneenhet är en arbetsplats i framkant och har tack vare det lätt att rekrytera folk. Varje termin tar de emot två praktikanter från en YH-utbildning men intresset är långt större än så. Även befintlig personal märker en stor förändring mot det gamla, traditionella arbetssättet.

– Tidigare slet vi som tokar in i det sista inför semestern, berättar Ing-Marie. Och det som dök upp under ens frånvaro som var lite besvärligt låg kvar och väntade när man kom tillbaka. Nu finns det inget som väntar när man kommer tillbaka. Och de tidigare hemska månaderna december och januari flyter på felfritt.

– Nu när vi inte är tyngda av administration och inte har stora högar som ligger och väntar så har vi både tid och lust att ge service på ett helt annat sätt, säger Anna-Karin Ossendorf. Fler med mig känner även en lust att vilja lära sig mer och det avspeglar sig i den kvalitet vi levererar.

– Vi har blivit ett högpresterande team som tänker lösning, avslutar Eva Brodin.