Efter artikeln i Konsulten för två och ett halvt år sedan kontaktades Ylva Sundelin av två stora programvaruutvecklare och Skattemyndigheten. De ville ha mer detaljer och förslag till lösningar. Och det fick de, med utgångspunkt i den 20 punkter långa lista över några av de vanligaste fel och brott som Ylva Sundelin och hennes kollegor på AB Y Revison identifierade 2021.

– Förvånansvärt nog ser den listan likadan ut i dag. Inget har hänt. De företagare som litar på de påstått automatiska bokföringsprogrammen gör väldigt ofta fel, säger Ylva Sundelin och nämner två exempel:

– Man undrar ju exempelvis varför det fortfarande går att bokföra helt momsavdrag på en leasingbil, då det i de allra flesta fall enbart är tillåtet att dra av hälften, utan att bokföringsprogrammet slår larm.

– Eftersom många missar att deklarera sina utdelningar borde Skatteverket ha en automatisk kontroll när det egna kapitalet har minskat, trots att bolaget gått med vinst.

Lätt att göra fel

Ylva Sundelin betonar att hon och kollegorna på byrån är mycket positivt inställda till digitalisering och automation. Det de ifrågasätter är utfallet och kontrollen när kunderna bokför själva, utan tillräcklig kunskap.

– De flesta vill göra rätt men det är inte alltid så lätt när man förenklar för mycket i programmen. Nu är det i stället lätt att göra fel. Det finns, som sagt, många exempel på det, säger Ylva Sundelin som drivit sin växande byrå sedan 1992.

– När kunden gör sin årsredovisning och deklaration i programmet så borde man enkelt kunna lägga in en checklista i vilken man får svara på ett antal frågor som skulle kunna identifiera vanliga fallgropar. Detsamma gäller Skatteverket, som skulle kunna lägga in en bilspecifikation för bättre kontroll.

Varje månad

Någon gång varje månad får AB Y Revision in kunder som, till slut, inser att deras siffror inte längre går ihop. Ett färskt exempel är en kund som nyligen ville växla från enskild firma till aktiebolag sedan omsättningen stigit kraftigt. Kunden skötte tidigare redovisningen själv, i ett välkänt bokföringsprogram. När hen kom till AB Y Revision och siffrorna gicks igenom stod det klart att företagaren gjort av med alla pengar utan att betala preliminärskatt och hade ett positivt resultat på över en miljon. Följden av företagarens okunskap och felaktiga bokföring blev stora skatt- och momsskulder. Det resulterade i att kunden tvingades ta ett stort privat lån.

– Det är superbra att kunder själva kan sköta stor del av sin redovisning men någonstans saknas kvalitetskontrollen. Enskild firma är en bra form för små egenföretagare men den bolagsformen ställer, om möjligt, ännu större krav på en förståelse för skattesystemet då man enkelt kan skjuta fram beskattning och därmed få stora skatteskulder, konstaterar Ylva Sundelin.

Möten

Mötena med programvaruutvecklarna och Skatteverket för två år sedan har hittills inte ändrat något som Ylva Sundelin och hennes kollegor märker i vardagen. Även om ambitionerna var goda.

Lali Fjellström, Branschansvarig Redovisning vid Srf konsulterna, säger i en kommentar att diskussionerna med alla de stora programvaruutvecklarna i Srf konsulternas samverkansgrupp Srf Redsam även omfattar de olika systemens kontrollfunktioner.

– Programföretagen gör självklart avvägningar mellan användarbarhet/funktionalitet och kontroll/styrning av datan i sina system. Alla vill i grunden att det ska vara lätt att göra rätt, och flera program har varningar av olika typer inbyggda för att hjälpa sina användare undvika misstag.

– En annan utmaning är att myndigheterna inte kan utbyta information med varandra så sömlöst som de önskar, vilket skulle underlätta för att förhindra och upptäcka fel och oegentligheter, särskilt när det gäller alla de företag som inte anlitar en auktoriserad konsult utan redovisar själva. Men arbetet fortgår och konkret input från branschen, likt den från Ylva Sundelin, är värdefullt för det fortsatta arbetet och vår löpande diskussion med aktörerna i branschen.

AI?

När det gäller frågan om AI och ny teknik i sammanhanget har Ylva Sundelin ett klart önskemål:

– Kan man verkligen inte sätta en AI, eller någon annan funktion, på att kontrollera det rimliga i bokföringen som helhet? En funktion som flaggar upp saker som bör kontrolleras, helst av en auktoriserad redovisningskonsult. Detta om det nu inte går att införa spärrar och kontroller i programmen så att företagarna gör rätt i varje steg.

I AI-debatten diskuteras också frågan om huruvida de nya programmen och funktionerna ska slita brödet ur munnen på redovisningskonsulter och lönekonsulter. Nej, inte än i alla fall, är Ylva Sundelins svar.

– Det talas mycket om att AI ska ta våra jobb. Men om varken programutvecklarna eller Skatteverket kan lägga in bra kontrollfunktioner med hjälp av AI så kommer vi att ha jobb med att rätta felaktigheter ytterligare några år framöver. Och som det är i dag så går staten miste om massor av skatteintäkter på grund av denna bristande kontroll.